Регистрация активов
Регистрация активов – это первый и обязательный этап, который проходит каждый актив в системе. С момента регистрации вся информация о нем будет храниться и отслеживаться в приложении ITAM. Записи об активах сохраняются в системе в составе логической базы управления активами (AMDB), которая используется для управления их жизненным циклом.
После завершения регистрации активы становятся доступны на складе и готовы для дальнейших действий с ними.
Требуемая роль itam_responsible, itam_operation_specialist, itam_process_manager и admin.
Управление задачей по регистрации активов
Статус задачи меняется при помощи UI-действий – кнопок в правом верхнем углу формы. Они становятся доступны в зависимости от текущего статуса задачи и пользователя, просматривающего форму:
| UI-действие | Описание |
|---|---|
| Взять в работу | Переводит задачу в статус В работе из статусов Зарегистрировано и Отложено. |
| Отложить | Переводит задачу в статус Отложено из статусов Зарегистрировано и В работе. |
| Завершить | Переводит задачу в статус Завершено. |
| Напечатать штрих-коды | Позволяет напечатать штрих-коды всех загруженных в задачу активов. |
Регистрация активов
Чтобы зарегистрировать новый актив в системе, необходимо создать задачу. Для этого выполните следующие шаги:
- В навигаторе перейдите в ITAM → Регистрация активов.
- На открывшемся списке таблицы регистрации активов нажмите Создать.
- Заполните все необходимые поля формы.
- Нажмите Сохранить. Задача будет создана со статусом Зарегистрировано.
- Далее назначенный пользователь должен Взять в работу задачу, нажав кнопку в правом верхнем углу формы.
- Назначенный пользователь должен загрузить XLSX-файл с новыми активами в виджет Загрузка активов.
- Добавьте необходимые документы в поле Акт приема-передачи.
- Нажмите Завершить в правом верхнем углу формы.
Нажмите кнопку Отложить, чтобы перевести задачу в статус Отложено. Вся заполненная информация сохраняется. Чтобы продолжить работу над задачей, нажмите Взять в работу.
Поля формы Регистрация активов
| Поле | Обязательное | Описание |
|---|---|---|
| Склад | Да | Укажите склад, на котором будет располагаться актив. Выбрать можно только активную запись из таблицы Склад (itam_warehouse). |
| Статус | Да | Статус задачи меняется в поле автоматически при нажатии на соответствующие кнопки на форме регистрации. Кнопки становятся доступны в зависимости от текущего статуса задачи и прав доступа текущего пользователя. Возможные значения:
|
| Причина | Да | Укажите причину регистрации нового актива в системе. Доступные опции:
|
| Задача инвентаризации | Да/Нет | Укажите номер задачи на инвентаризацию, в связи с которой происходит регистрация нового актива. Поле появляется только в случае выбора Инвентаризация в поле Причина. |
| Активы на гарантии | Нет | Установите флажок, если активы находятся на гарантийном обслуживании. Установить или снять флажок могут исполнитель задачи и itam_process_manager. |
| Контракт на гарантийное обслуживание | Да | Укажите контракт на гарантийное обслуживание. Поле появляется только в случае установки флажка Активы на гарантии. При снятии флажка Активы на гарантии поле очищается. |
| Приоритет | Нет | Выберите приоритет созданной задачи на регистрацию актива. Доступные опции:
|
| Назначено на группу | Да | Выберите группу, которая будет назначена на задачу. Если это поле заполнено, то поле Кому назначено станет необязательным. |
| Кому назначено | Да | Выберите пользователя, который будет назначен на задачу. Если это поле заполнено, то поле Назначено на группу станет необязательным. |
| Описание | Нет | Добавьте описание задачи при необходимости. |
| Рабочие заметки | Да/Нет | Оставьте рабочие комментарии к этой задаче. Если в поле Причина выбрано Иное, это поле станет обязательным для заполнения. |
Загрузка активов и партий
После сохранения данных на форме появится виджет загрузки активов. Нажмите на Загрузить с компьютера и выберите XLSX-файл, который содержит информацию о добавляемых активах или ЗИП. Также, чтобы добавить файл, можно перетащить его из папки в область виджета.
Файл с активами и партиями должен содержать следующие колонки:
| Поле | Обязательное | Описание |
|---|---|---|
| Модель номенклатуры | Да | Название модели номенклатуры, совпадающее с названием в системе. |
| Количество, если партия | Да/Нет | Количество активов, если будет добавлена партия. |
| Серийный номер | Да/Нет | Серийный номер партии или актива. Это может быть номер со штрих-кода упаковки партии. |
Значение Модели номенклатуры в загружаемом файле должно полностью совпадать со значением в системе. Чтобы избежать ошибок при загрузке активов, настоятельно рекомендуем использовать шаблон, который можно скачать на форме виджета или здесь.
При успешной загрузке файла все указанные в нем активы и ЗИП появятся в связанном списке Активы и ЗИП соответственно. Этап каждого актива и ЗИП будет установлен Хранение, а статус Доступен к выдаче.
Ошибки загрузки
| Ошибка | Решение |
|---|---|
| Не все ячейки заполнены в файле | Добавьте недостающие данные в файл и повторите загрузку. |
| Указанная номенклатура не найдена в системе | Исправьте значение модели номенклатуры в файле или создайте новую модель номенклатуры в системе. |
| Неуникальный серийный номер | Исправьте серийный номер в файле. |
Печать штрих-кодов
После того, как все активы и ЗИП были загружены, на форме регистрации активов становится доступна кнопка печати штрих-кодов.
- Нажмите Напечатать штрих-коды.
- В открывшемся окне печати выберите принтер, который будет использоваться, и нажмите Печать.
Для каждого штрих-кода также предусмотрена "наклейка" с печатной информацией об активе – номенклатура, модель, номер де тали.
Формат печати:
- на принтере этикеток на стикерах шириной 12 мм и 24 мм
- на обычном принтере на листах формата A4.
Печать одного штрих-кода
Чтобы распечатать штрих-код только одного актива:
- Перейдите на его форму через связанный список Активы. В открывшейся форме Актив – Задача нажмите на ссылочное поле Актив и в верхнем правом углу открывшегося окна информации нажмите Открыть запись.
или
Перейдите в ITAM → Активы и откройте форму необходимого актива. - Откройте вкладку Идентификация.
- Нажмите левой кнопкой мыши на изображение штрих-кода.
- В открывшемся окне печати выберите принтер и нажмите Печать.