Инвентаризация активов
В инвентаризации участвуют активы, которые находятся на складе (в системе на этапе Хранение) и активы, которые выданы сотрудникам (в системе на этапе Использование).
Управление задачей
Все статусы задачи меняются при помощи UI-действий, расположенных в верхнем правом углу формы и на форме виджета Импорт списка активов. Первое сохранение задачи переводит ее в статус Зарегистрировано.
| UI-действие | Описание |
|---|---|
| Взять в работу | Кнопка доступна только назначенному на задачу пользователю или членам назначенной группы. После нажати я на кнопку задача переводится в статус В работе, а в поле Кому назначено подставляется имя текущего пользователя. |
| Добавить активы | Кнопка доступна назначенному на задачу пользователю и вызывает модальное окно для добавления доступных активов в задачу. Чтобы добавить необходимые активы в задачу, отметьте их флажками и нажмите Добавить выбранные. |
| Отменить задачу | Кнопка располагается в бургер-меню и доступна пользователю с ролью itam_process_manager. Нажмите на кнопку, чтобы вызвать модальное окно, в котором необходимо указать причину отмены и подтвердить отмену. Задача при этом перейдет в статус Завершено с кодом закрытия Отменено. Все ранее добавленные активы будут удалены из задачи с восстановлением их этапа и статуса до добавления в задачу. |
| Завершить | Кнопка доступна пользователю с ролью itam_process_manager.Нажмите на кнопку, чтобы вызвать модальное окно, в котором будет необходимо проверить или добавить документ о проведении инвентаризации. Нажмите Завершить в модальном окне, чтобы перевести задачу в статус Завершено. |
| Скачать ведомость инвентаризации | Кнопка расположена на форме виджета Импорт списка активов и появляется после загрузки списка активов, которые были учтены в ходе инвентаризации. Нажмите на кнопку, чтобы скачать ведомость результатов инвентаризации в формате PDF. |
Поля формы Инвентаризация
Изменять поля на форме задачи инвентаризации может itam_process_manager, но только пока задача не переведена в статус Завершено.
- Общее
- Лента активности
| Поле | Обязательное | Описание |
|---|---|---|
| Тема | Да | Создается автоматически при создании новой задачи. Заполненное поле появляется после первого сохранения записи. Тему можно редактировать. |
| Склад | Да | Укажите склад, на котором будет произведена инвентаризация. |
| Расположение | Да | Адрес выбранного склада. Поле заполняется автоматически. |
| Причина | Да | Выберите причину инвентаризации. Доступные опции:
|
| Инвентаризационная комиссия | Да | Выберите пользователей, которые входят в инвентаризационную комиссию текущей задачи. |
| Приоритет | Нет | Выберите приоритет задачи. Доступные опции:
|
| Документы о проведении инвентаризации | Да/Нет | Выберите ведомость результатов проведенной инвентаризации. |
| Кому назначено | Да/Нет | Выберите пользователя, который будет назначен на задачу. В статусе Зарегистрировано поле можно оставить пустым, если заполнено поле Назначено на группу и наоборот. Взять задачу в работу может только пользователь, указанный в поле, или член назначенной группы. После нажатия на Взять в работу поле заполняется именем текущего пользователя. |
| Назначено на группу | Да/Нет | Выберите группу, которая будет назначена на задачу. Если группа выбрана в статусе задачи Зарегистрировано, поле Кому назначен становится необязательным и в последующих статусах. |
| Поле | Обязательное | Описание |
|---|---|---|
| Рабочие заметки | Нет | Поле обязательно к заполнению, если в поле Причина выбрано Иное. |
Связанные списки
Активы к инвентаризации – активы, которые подлежат инвентаризации в рамках текущей задачи. Вы можете удалить необходимые активы, которые подлежат инвентаризации, из списка. Для этого отметьте нужные флажком и нажмите Удалить в правом верхнем углу связанного списка. Чтобы добавить больше активов, нажмите Добавить активы в верхнем правом углу формы.
Ведомость инвентаризации – сличительный список результатов проведенной инвентаризации. Список отражает найденные расхождения, найденные в загруженном списке активов и информации в системе.
История инвентаризации – списки активов, которые были загружены в рамках текущей задачи через виджет Импорт списка активов.
Создание задачи инвентаризации
Доступно для ролей:
- Создание и редактирование – itam_operation_specialist.
- Чтение – itam_agent
- Создайте задачу. Для этого есть два способа:
- С формы склада. Для этого на форме выбранного склада нажмите Создать задачу. В открывшемся окне выберите в выпадающем списке Инвентаризация и нажмите Создать.
- Через навигатор. Перейдите в ITAM → Задачи → Инвентаризация. На форме открывшейся страницы нажмите Создать.
- Заполните все обязательные поля формы и нажмите Сохранить.
- Нажмите Добавить активы в верхнем правом углу.
- Выберите активы, для которых необходимо произвести инвентаризацию, и нажмите Добавить выбранные. Далее эти активы будут отображены в связанном списке Активы к инвентаризации.
- После указания всех активов, участвующих в инвентаризации, нажмите кнопку Взять в работу. Задача перейдет в статус В работе. В этом статусе невозможно изменить склад инвентаризации, но можно добавлять и удалять активы.
- Сравните активы, которые были учтены в ходе инвентаризации, и те, которые находятся в системе. Для этого загрузите в виджет Импорт списка активов таблицу в формате XLSX, содержащую инвентарные номера активов и количество активов в партиях, которые были учтены в ходе инвентаризации. Нажмите Сравнить.
Способ формирования списка активов не имеет значения, например, его можно создать вручную. Однако файл, загружаемый в систему, должен соответствовать следующим требованиям:
- Первая строка таблицы содержит названия колонок или остается пустой.
- В первой колонке указаны инвентарные номера учтенных активов.
- Во второй колонке указано количество активов в партии, если инвентарный номер принадлежит активу, у которого установлен флажок Партия.
- Если у актива не установлен флажок Партия, оставьте вторую колонку пустой.
Если загруженный XLSX-файл не отвечает требованиям, в виджете отобразится информация об ошибке. Исправьте документ и загрузите файл повторно. Количество повторных загрузок не ограниченно. Все загруженные файлы хранятся в связанном списке История инвентаризации.
Чтобы избежать ошибок при загрузке активов, настоятельно рекомендуем использовать шаблон, который можно скачать на форме виджета.
- Обновите страницу, чтобы увидеть результаты инвентаризации в связанном списке Ведомость инвентаризации. Все расхождения будут отмечены оранжевым цветом. В колонке Результат отразится информация о новых активах, не найденных активах и записях активов, в которых были найдены расхождения. После обновления страницы станет доступна кнопка завершения задачи – Завершить.
Если актив был не найден в ходе инвентаризации, то при завершении задачи на форме записи данного актива произойдут следующие из менения:
- отмечен признак Не найден.
- в Рабочих заметках появится сообщение с номером задачи инвентаризации, в рамках которой актив был не найден.
- меняется статус актива, и, в некоторых случаях, этап, из которого можно создать задачу на списание и утилизацию:
| Этап до | Этап и статус после |
|---|---|
| Хранение, Ремонт, Модернизация, Перемещение | Хранение, Ожидание списания |
| Использование | Использование, Подготовка к выводу из эксплуатации |
Если актив, который ранее имел признак Не найден, был обнаружен в ходе инвентаризации, то этот признак снимается, а в рабочих заметках остается запись о том, что актив был найден в ходе инвентаризации.
- Нажмите Скачать ведомость в виджете Импорт списка активов, чтобы скачать ведомость проведенной инвентаризации в формате PDF.
- (опционально) Повторите шаги 3–6, если необходимо что-то исправить.
- Добавьте в поле Документы о проведении инвентаризации скачанную на шаге 6 ведомость, предварительно добавив ее в запись таблицы Документы (itam_documets).
- Чтобы завершить задачу, нажмите Завершить в верхнем правом углу страницы. Если вы пропустили шаг 7, то добавьте ведомость результатов инвентаризации в открывшемся окне в поле Документы о проведении инвентаризации.