Ремонт активов
В случае поломки вы можете отправить активы в ремонт. Для этого убедитесь, что выбранный актив в данный момент находится на складе и доступен к выдаче, или уже выдан сотруднику (Статус = В использовании). В рамках одной задачи можно отправить на ремонт только один актив.
Управление задачей
Требуемая роль:
- Создание и чтение записи – itam_agent, itam_operation_specialist.
- Взять задачу в работу может только пользователь с ролью itam_operation_specialist.
| UI-действие | Описание |
|---|---|
| Взять в работу | После нажатия на кнопку задача переводится в статус В работе, а в поле Кому назначено подставляется имя текущего пользователя. Кнопка доступна только назначенному на задачу пользователю или членам назначенной группы. |
| На согласование | Нажмите, чтобы перевести задачу в статус Согласование. |
| Согласование в ITSM | Нажмите, чтобы провести согласование в задаче ITSM. В открывшемся окне введите связанный запрос на обслуживание или изменение, в рамках которого будет проведено согласование ремонта. Кнопка доступна при двух условиях:
|
| Отправить на ремонт | Нажмите на кнопку, чтобы подтвердить передачу актива на ремонт внешней компании, выбранной в поле Обслуживающая компания. Кнопка доступна только в статусе Согласовано. |
| Ремонт выполнен | Нажмите на кнопку, чтобы подтвердить получение актива с ремонта от внешней компании. Кнопка переводит задачу в статус Ремонт выполнен. После получения актива пользователю доступна возможность завершить задачу. |
| Добавить согласующих | Добавьте дополнительных согласующих. Добавлять согласующих можно только в статусе Согласование. |
| Добавить ЗИП | Нажмите, чтобы добавить ЗИП, которые будут использованы в ходе ремонта. |
| Добавить партии | Нажмите, чтобы добавить расходы партий, которые будут использованы в ходе ремонта, и укажите их количество. |
| Выдать подмену | Нажмите, чтобы выдать пользователю ремонтируемого актива подменное оборудование. При завершении задачи это оборудование:
Выдача оборудования н е производится в статусах задачи Зарегистрировано и Завершено. |
| Вернуть подмену | Нажмите, чтобы подтвердить возврат подменного оборудования на склад, если оно было выдано пользователь на время ремонта. |
| Удалить расходы партий ЗИП | Нажмите, чтобы удалить выбранные расходы партий ЗИП. |
| Удалить выбранные ЗИП | Нажмите, чтобы удалить выбранные активы. |
| Завершить | Кнопка доступна только назначенному на задачу пользователю. Нажмите на кнопку, чтобы вызвать модальное окно, в котором будет необходимо выбрать итог ремонта, указать соответствующий документ, подтвердить выдачу замены или возврат ЗИП на склад (в случае, если ремонт невозможен). Нажмите Завершить в модальном окне, чтобы перевести задачу в статус Завершено. После завершения задачи, в зависимости от кода закрытия актив может быть возвращен:
|
| Отменить задачу | Кнопка располагается в бургер-меню и доступна только когда задача находится в статусе Зарегистрировано. Нажмите на нее, чтобы отменить задачу. Задача при этом перейдет в статус Завершено с кодом закрытия Отменено. Все ранее добавленные активы и ЗИП будут удалены из задачи с восстановлением их этапа и статуса до добавления в задачу. Все ранее добавленные расходы партий будут отменены. |
Поля формы Ремонт актива
| Поле | Обязательно | Описание |
|---|---|---|
| Актив | Да | Выберите актив, который необходимо отремонтировать. Актив должен отвечать следующим требованиям:
|
| Склад | Нет | Склад актива. Поле заполняется автоматически при выборе актива. |
| Расположение | Да | Расположение склада актива. Заполняется автоматически при выборе актива. |
| Пользователь | Нет | Поле заполняется автоматически пользователем актива, если модернизируемый актив взят в задачу из статуса Используется. |
| Место ремонта | Да | Выберите место ремонта. Доступные опции:
|
| Тип ремонта | Нет | Выберите тип ремонта. Поле появляется, если выбран Место ремонта = Внешний ремонт. Доступные опции:
|
| Обслуживающая компания | Да/Нет | Выберите компанию, которая будет выполнять ремонт актива. Поле появляется, если выбран Место ремонта = Внешний ремонт. Поле станет обязательным в статусе В работе. Выбранная компания должна иметь один из следующих признаков:
|
| Контракт на негарантийное обслуживание | Да/Нет | Выберите контракт, согласно которому обслуживающая компания будет производить ремонт. Поле появляется, если выбран Место ремонта = Внешний ремонт. Выбранный контракт должен быть Действительным и привязанным к выбранной компании. Поле становится обязательным в статусе В работе. |
| Описание | Нет | Добавьте описание задачи при необходимости. |
| Приоритет | Нет | Выберите приоритет задачи. По умолчанию установлено значение Средний. Доступные опции:
|
| Кому назначено | Да/Нет | Выберите пользователя, который будет назначен на задачу. Выбрать можно только пользователя с ролью itam_operation_specialist. Также поле автоматически заполняется именем текущего пользователя при нажатии на кнопку Взять в работу, если он обладает этой ролью. В статусе Зарегистрировано это поле может остаться пустым, если поле Назначено на группу заполнено. |
| Назначено на группу | Да/Нет | Укажите группу, назначенную на задачу. Поле становится необязательным, если заполнено поле Кому назначено. |
| Рабочие заметки | Нет | Добавьте комментарии к задаче. |
Создание задачи на ремонт внутри компании
- Перейдите в меню навигатора ITAM → Задачи → Ремонт. На форме открывшейся таблицы задач по ремонту нажмите Создать.
- Заполните все необходимые поля и нажмите Сохранить.
- Назначенный на задачу пользователь или член назначенной на задачу группы должен взять задачу В работу, нажав на соответствующую кнопку.
Далее все действия выполняет назначенный пользователь.
- После этого вы можете выдать сотруднику подменное оборудование и добавить необходимые ЗИП или партии ЗИП, необходимые для ремонта. Для этого используйте соответствующие кнопки в правом верхнем углу страницы.
- Чтобы перевести задачу на согласование, нажмите На согласование.
Если ЗИП и расходы партий не были добавлены в задачу, то этап Согласования можно пропустить и сразу перейти к завершению задачи.
После заполнения формы задачу можно закрыть, пропустив этот шаг.
- При необходимости нажмите Добавить согласующих, чтобы добавить всех необходимых лиц для согласования. Будьте внимательны, удалить согласующих может только пользователь с ролью admin.
- После успешного завершения согласования задача переходит в статус Согласовано. При неуспешном согласовании задача переводится в статус Зарегистрировано. После этого вы можете снова взять задачу в работу, произвести необходимые изменения и повторно отправить задачу на согласование.
- Для того, чтобы продолжить работу над задачей, нажмите Продолжить работу в правом верхнем углу страницы.
- (опционально) Вы можете добавить новые ЗИП, расходы партий или выдать подменное оборудование. Эти изменения необходимо обязательно согласовыва ть после каждого обновления.
Изменение типа ремонта на Внешний ремонт требует заполнения дополнительных полей:
- Стоимость ремонта (если выбран Платный тип ремонта),
- Обслуживающая компания,
- Контракт на негарантийное обслуживание
и обязательного согласования.
Дальнейшую инструкцию по ремонту актива во внешней компании смотрите далее.
- Нажмите Завершить в правом верхнем углу, чтобы завершить задачу. В открывшемся модальном окне выберите один из кодов закрытия:
- Отремонтировано – Подменный актив, если выдавался в ходе задачи, будет возвращен на склад. ЗИП и расходы партий будут привязаны к этому отремонтированному активу.
- Ремонт невозможен – Укажите причину или другую важную сопутствующую информацию в поле Комментарий. Эта информация будет отображаться в Рабочих заметках при завершении задачи. Расходы партий будут отменены автоматически. Установите флажок Я подтверждаю возврат ЗИП и выберите один из способов завершения задачи – с выдачей нового актива или без.
- Если ремонт был невозможен, система предложит:
- оставить подменный актив сотруднику в постоянное пользование.
- выдать ему новый в постоянное пользование. В этом случае подменный актив, если он был ранее выдан сотруднику на время ремонта, будет необходимо вернуть перед завершением задачи.
- завершить задачу без выдачи нового или подменного актива. В этом случае подменный актив, если он был выдан на время ремонта, будет необходимо вернуть перед завершением задачи.
Создание задачи на внешний ремонт
- Перейдите в меню навигатора ITAM → Задачи → Ремонт. На форме открывшейся таблицы задач по ремонту нажмите Создать.
- Заполните все необходимые поля и нажмите Сохранить.
- (опционально) Вы можете выдать сотруднику подменное оборудование. Для этого нажмите Выдать подмену правом верхнем углу страницы. Кнопка будет доступна на протяжении всего времени до завершения задачи.
- Назначенный на задачу пользователь или член назначенной на задачу группы должен взять задачу В работу, нажав соответствующую кнопку.
Далее все действия выполняет назначенный пользователь.
- Проверьте, правильно ли заполнены поля, и отправьте задачу на согласование. Для этого нажмите На согласование в п равом верхнем углу страницы. На время согласования все поля формы кроме Приоритет доступны только для чтения.
- При необходимости нажмите Добавить согласующих, чтобы добавить всех необходимых лиц для согласования.
- После успешного согласования задача переходит в статус Согласовано. При неуспешном согласовании задача переходит в статус Зарегистрировано. После этого вы можете снова взять задачу в работу, произвести необходимые изменения и повторно отправить задачу на согласование.
- Нажмите Отправить на ремонт. Прикрепите в открывшемся модальном окне акт приема-передачи актива и нажмите Отправить на ремонт. Задача перейдет в статус Ожидание ремонта.
- Когда ремонт окончен и актив вернулся в компанию, нажмите Ремонт выполнен. В открывшемся модальном окне прикрепите акт приема-передачи в поле Документ о проведенном ремонте и нажмите Завершить, чтобы закрыть окно. Актив перейдет в статус Ремонт выполнен.
- Нажмите Завершить в правом верхнем углу, чтобы завершить задачу. В открывшемся модальном окне выберите один из кодов закрытия Отремонтировано или Ремонт невозможен.
- Если ремонт был невозможен, система также предложит:
- оставить подменный актив сотруднику в постоянное пользование.
- выдать ему новый в постоянное пользование. В этом случае подменный актив, если он был ранее выдан сотруднику на время ремонта, будет необходимо вернуть перед завершением задачи.
- завершить задачу без выдачи нового или подменного актива. В этом случае подменный актив, если он был выдан на время ремонта, будет необходимо вернуть перед завершением задачи.
Использование ЗИП и расходов партий ЗИП и подменного оборудования при ремонте
ЗИП
Для самостоятельного ремонта можно использовать активы с установленным флажком ЗИП, которые находятся на этапе Хранение, Готово к выдаче на том же складе, к которому относится ремонтируемый актив. Активы с установленным флажком ЗИП меняют статус на В резерве при добавлении в задачу на ремонт. После завершения ремонта с кодом завершения Отремонтировано их этап меняется на Использование, статус на Используется.
При отмене задачи на ремонт пользователь должен подтвердить возврат добавленных в задачу ЗИП. При отмене задачи или удалении выбранных ЗИП с них снимается признак Актив находится в задаче, а их этап и статус меняются на предыдущий (Хранение, Готово к выдаче)
Партии
При добавлении активов из партии (с установленным флажком Партия) создается запись Расхода партии. До тех пор, пока задача не завершена, запись этого расхода партии находится в статусе В резерве, а доступное количество активов к выдаче из партии сократится н а число зарезервированных единиц. При завершении ремонта с использованием активов из партии статус расхода партии изменится на Выдано.
Если удаляется расход партии или отменяется задача ремонта, записи расхода партии удаляются из связанного списка задачи. Запись расхода партии перейдет в статус Отменено, а текущее количество увеличится на количество единиц активов отмененного расхода партии.
Подменный актив
Вы можете выдать подменный актив, если задача находится в статусе В работе, На согласовании или Согласовано. Убедитесь, что необходимый подменный актив соответствует следующим условиям:
- На форме актива установлен флажок Подменный запас.
- Номенклатура подменного актива совпадает с номенклатурой ремонтируемого.
- Актив находится на складе и доступен к выдаче.
- Владелец склада актива – компания, в которой работает сотрудник, чей актив находится в ремонте.
Вернуть подменное оборудование можно в любой момент до завершения задачи, нажав кнопку Вернуть подмену.
Если актив выдан в подмену, то на его форме автоматически устанавливается флажок Выдан в подмену. Также на форме ремонта отображается информация о том, что пользователю выдана подмена.
Если ремонт успешно завершился, выданный актив должен быть возвращен на склад, флажок Выдан в подмену при этом автоматически снимается на его форме.
Если ремонт оказался невозможен и подменный актив остается у пользователя в постоянное пользование, флажок Подменный запас также снимается на его форме.