Экземпляр формы HR
Основная информация о зарегистрированных в системе экземплярах форм HR доступна в агентском интерфейсе и хранится в таблице Экземпляры форм (hrm_form_instance), которая основана на таблице Задачи (task) ESM-платформы.
Требуемые роли:
- Создание – экземпляры респондентов создаются автоматически после создания запуска формы HR.
- Чтение:
- респонденты могут просматривать только свои экземпляры;
- пользователи, которые указаны в поле Читатели формы HR, могут просматривать только экземпляры этой формы;
- пользователи, которые указаны в полях Согласующие или Проверяющие запуска формы HR, могут просматривать экземпляры только этого запуска;
- пользователи с ролью hrm_agent, hrm_supervisor и hrm_form_launch_manager могут просматривать экземпляры форм HR всех запусков.
- Редактирование:
- респонденты могут редактировать только свои экземпляры в статусах Новый и В работе;
- пользователи, которые указаны в поле Проверяющие запуска формы HR могут назначить экземпляр на себя;
- пользователи, которые указаны в поле Проверяющий экземпляра формы HR могут ставить баллы и оставлять комментарии;
- пользователи с ролью hrm_admin могут редактировать экземпляры в статусе Новый или В работе, за исключением полей Итоговый балл, Срок выполнения, Просрочен и комментариев.
- Удаление – hrm_admin, admin.
Создание экземпляра
Экземпляры форм HR создаются автоматически для всех указанных сотрудников после каждого запуска формы HR.
Поля экземпляра
| Поле | Обязательно | Описание |
|---|---|---|
| Респондент | Да | Поле автоматически заполняется именем респондента. |
| Начало заполнения | Нет | Поле автоматически заполняется датой, когда респондент приступил к заполнению экземпляра. |
| Срок выполнения | Нет | Поле автоматически заполняется датой, не позднее которой респондент должен завершить заполнение экземпляра. |
| Окончание заполнения | Нет | Поле автоматически заполняется датой, когда респондент завершил заполнение экземпляра. |
| Итоговый балл | Нет | Поле автоматически заполняется суммой баллов за правильные ответы респондента на все вопросы. Поле отображается на экземплярах форм HR категории Тест. |
| Запуск формы | Да | Поле автоматически заполняется названием запуска, который сгенерировал данный экземпляр. |
| Проверяющий | Нет | Поле автоматически заполняется данными проверяющего. Поле отображается на экземплярах форм HR категории Тест. |
| Начало проверки | Нет | Поле автоматически заполняется временем перевода экземпляра в статус На проверке. Поле отображается на экземплярах форм HR категории Тест. |
| Продолжительность проверки | Нет | Поле заполняется автоматически и выводится на экземплярах форм HR категории Тест в статусе Завершен. |
| Номер попытки | Нет | Поле автоматически заполняется номером попытки прохождения теста респондентом. |
| Общий комментарий | Нет | Предоставьте комментарий, характеризующий результаты тестирования респондента в целом. Поле отображается на экземплярах форм HR категории Тест. |
Связанные списки
- Ответы – список содержит ответы, которые дал респондент.
- Согласования – список заявок на согласование, который также отображает их статус и имена согласующих.
Статусы экземпляра
Ниже перечислены статусы, доступные для экземпляров форм HR разных категорий.
Опрос или Анкета
| Статус | Описание |
|---|---|
| Новый | Статус присваивается после создания записи экземпляра. |
| В работе | Статус присваивается после начала заполнения экземпляра респондентом. |
| Ожидает согласования | Статус присваивается после отправки экземпляра на согласование. |
| Отклонен | Статус присваивается после нажатия согласующим кнопки Отклонить на экземпляре. Респондент может внести изменения и отправить экземпляр на повторное согласование. |
| Завершен | Статус присваивается после нажатия согласующим кнопки Согласовать на экземпляре. Если согласующие не были указаны при создании запуска, статус присваивается автоматически после отправки экземпляра респондентом. |
| Отменен | Статус присваивается Новому экземпляру после отмены или завершения запуска его формы HR. |
Тест
| Статус | Описание |
|---|---|
| Новый | Статус присваивается после создания записи экземпляра. |
| В работе | Статус присваивается после начала заполнения экземпляра респондентом. |
| Ожидает проверки | Статус присваивается после отправки экземпляра на проверку. |
| На проверке | Статус присваивается после нажатия проверяющим кнопки Проверить на экземпляре. |
| Завершен | Статус присваивается по окончании автоматической проверки, а в случае ручной проверки – после нажатия проверяющим кнопки Отправить результаты на экземпляре. |
| Отменен | Статус присваивается Новому экземпляру после отмены или завершения запуска его формы HR. |
Управление экземпляром
Заполнение
Заполнение экземпляра формы HR на портале описано в статье Сервисный портал – Заполнение экземпляра формы HR.
Чтобы заполнить экземпляр формы HR в агентском интерфейсе, выполните следующие шаги:
- В навигаторе агентского интерфейса перейдите в Управление персоналом → Формы и опросы → Экземпляры форм.
- Откройте запись, в которой вы являетесь респондентом, и нажмите Заполнить в правом верхнем углу.
- В открывшейся вкладке браузера нажмите Начать, чтобы перейти к заполнению экземпляра.
- Ответьте на вопросы. Для этого:
- В вопросах с одним правильным вариантом ответа нажмите на нужный вариант: пустая радио-кнопка заполнится → .
- В вопросах с несколькими правильными вариантами ответа установите флажки напротив нужных вариантов: в пустых клетках появится флажок → . Повторно нажмите на вариант ответа, чтобы снять флажок.
- В вопросах с кратким или развернутым ответом заполните текстовое поле.
- В вопросах с ответом в виде вложения, приложите файл, используя окно вложений. Чтобы добавить файлы, перетащите их в окно вложений или нажмите Загрузите с вашего устройства и выберите их на своем устройстве.
- (опционально) Вы можете продолжить заполнение экземпляра позднее. Нажмите Закрыть и в открывшемся окне подтвердите действие, чтобы сохранить изменения и перейти на портал, или отмените действие, чтобы продолжить заполнение в агентском интерфейсе без сохранения.
- Нажмите Отправить, чтобы сдать ваши ответы и перейти на заключительную страницу экземпляра.
- (опционально) Нажмите Посмотреть экземпляр, чтобы посмотреть ваши ответы и информацию об экземпляре.
Просмотр и согласование
Просмотр и согласование экземпляра формы HR на портале описан в следующих разделах статьи Сервисный портал – Экземпляр формы HR:
Пользователи агентского интерфейса могут посмотреть заполненные экземпляры форм HR, например, в целях модерации ответов респондентов, а затем провести согласование.
Через Экземпляр формы HR
- В навигаторе агентского интерфейса перейдите в Управление персоналом → Формы и опросы → Экземпляры форм.
- Откройте необходимую запись и нажмите Посмотреть в правом верхнем углу.
- Посмотрите ответы респондента и нажмите Согласовать или Отклонить:
- если вы выберите Согласовать, статус экземпляра изменится на Завершен.
- если вы выберите Отклонить:
- В открывшемся модальном окне заполните необходимые поля.
- Нажмите Отклонить для подтверждения действия. Статус экземпляра изменится на Отклонен. Отклоненный экземпляр будет доступен респонденту для повторного заполнения.
Через связанный список Подзадачи HRM
Если форма HR была запущена в рамках подзадачи HRM, посмотреть и согласовать или отклонить экземпляры такой формы можно на странице подзадачи. Для этого:
- В навигаторе агентского интерфейса перейдите в Управление персоналом → Управление задачами HR → Подзадачи HRM.
- Откройте необходимую запись подзадачи и перейдите в связанный список Экземпляры форм.
- Нажмите правой кнопкой мыши на необходимую запись экземпляра формы HR.
- В открывшемся контекстном меню, нажмите Открыть.
- Посмотрите ответы респондента и нажмите Согласовать или Отклонить:
- если вы выберите Согласовать, статус экземпляра изменится на Завершен.
- если вы выберите Отклонить:
- В открывшемся модальном окне заполните необходимые поля.
- Нажмите Отклонить для подтверждения действия. Статус экземпляра изменится на Отклонен. Отклоненный экземпляр будет доступен респонденту для повторного заполнения.