Запуск формы HR
Основная информация о запусках форм HR хранится в таблице Запуски форм (hrm_form_launch) агентского интерфейса.
Запуск формы HR необходим, чтобы респондент получил личный экземпляр для заполнения, и доступен пользователям агентского интерфейса со специальными ролями HRM.
Только экземпляры таких форм HR, которые имеют хотя бы один активный вопрос и находятся в статусе Готова к запуску или Запущена, доступны для рассылки респондентам.
Требуемые роли:
- Чтение:
- пользователи с ролью hrm_agent и hrm_supervisor могут просматривать только свои запуски;
- пользователи, которые указаны в поле Читатели формы HR, могут просматривать только запуски этой формы;
- пользователи, указанные в поле Согласующие, могут просматривать запуски форм HR категории Опрос и Анкета;
- пользователи, указанные в поле Проверяющие, могут просматривать запуски форм HR категории Тест;
- пользователи с ролями hrm_form_launch_manager и hrm_admin могут просматривать все запуски.
- Создание – hrm_agent, hrm_supervisor, hrm_form_launch_manager.
- Редактирование:
- пользователи с ролью hrm_form_launch_manager могут редактировать запуски в статусе Запланирован или Выполняется;
- пользователи с ролью hrm_agent могут редактировать только созданные ими запуски, которые находятся в статусе Запланирован или Выполняется.
- Удаление – hrm_admin, admin.
Создание запуска
Запуск формы HR через сервисный портал описан в статье Сервисный портал - Запуск формы HR.
Для запуска формы на портале доступны только те формы HR, на записях которых в агентском интерфейсе установлен флажок Доступна на портале и которые находятся в статусах Запущена или Готова к запуску.
Запуск формы HR через агентский интерфейс доступен несколькими способами.
Создание запуска через запись формы HR
- В агентском интерфейсе перейдите в Управление персоналом → Формы и опросы → Формы.
- Откройте необходимую запись формы и нажмите Запустить.
- Заполните обязательные поля в открывшемся модальном окне и нажмите Запустить, чтобы подтвердить действие.
Поля модального окна запуска формы HR
| Поле | Обязательно | Описание |
|---|---|---|
| Запустить сейчас | Нет | Установите флажок, чтобы запустить форму после подтверждения действия в модальном окне. Поле отображается, если:
|
| Доступ по ссылке | Нет | Установите флажок, чтобы дать пользователям портала доступ к форме по ссылке. Пользователи, которые перейдут на форму по ссылке, будут добавлены в поле Респонденты. Если вы снимете флажок, когда запуск находится в статусе Запланирован или Выполняется, доступ по ссылке будет прекращен, а пользователи увидят сообщение об ошибке. |
| Дата и время начала | Да/Нет | Установите дату и время начала запуска. Поле выводится на форму и обязательно для заполнения, если флажок Запустить сейчас снят. |
| Ограничение времени | Нет | Укажите крайний срок сдачи заполненных экземпляров. |
| Выборки респондентов | Да/Нет | Укажите одну или несколько выборок сотрудников, чтобы сформировать список респондентов по определенным условиям. Поле не обязательно, если указаны Группы респондентов или Респонденты, или установлен флажок Доступ по ссылке. |
| Группы респондентов | Да/Нет | Укажите одну или несколько групп пользователей, которые получат экземпляры формы. Поле не обязательно, если указаны Выборки респондентов или Респонденты, или установлен флажок Доступ по ссылке. |
| Респонденты | Да/Нет | Укажите одного или нескольких пользователей, которые получат экземпляры формы. Поле не обязательно, если указаны Выборки респондентов или Группы респондентов, или установлен флажок Доступ по ссылке. |
| Требуется согласование | Нет | Установите флажок, если требуется проверить экземпляры формы перед тем, как принять ответы. Поле отображается, если категория формы HR – Опрос или Анкета. |
| Согласующие | Да/Нет | Укажите согласующих, которые будут проверять экземпляры формы на правильность ответов. Поле отображается, если установлен флажок Требуется согласование. |
| Проверяющие | Да/Нет | Укажите проверяющих. Поле отображается, если категория формы HR – Тест, и обязательно, если тип проверки вопросов – Ручная. |
| Объект | Нет | Выберите объект, о котором вам необходимо собрать информацию от респондентов. Доступные опции:
|
| Организация | Да/Нет | Укажите компанию или ее подразделение. Поле обязательно, если в поле Объект выбрана опция Компания, Филиал, Сектор, Департамент, Подразделение или Команда. |
| Группа | Да/Нет | Укажите группу. Поле обязательно, если в поле Объект выбрана опция Группа. |
| Сотрудник | Да/Нет | Укажите сотрудника. Поле обязательно, если в поле Объект выбрана опция Сотрудник. |
Вы можете отправить ссылку для заполнения формы любому пользователю портала.
Ссылка автоматически копируется в буфер обмена после подтверждения действия в модальном окне запуска формы, если в нем были установлены флажки Запустить сейчас и Доступ по ссылке.
Также ссылку можно скопировать, нажав кнопку Копировать ссылку.
Автоматическое копирование и кнопка Копировать ссылку доступны при:
- запуске типа Разовый в статусе Запланирован или Выполняется;
- при запуске типа Регулярный с частотой Периодически в статусе Выполняется.
Создание запуска через запись подзадачи HRM
- В агентском интерфейсе перейдите в Управление персоналом → Управление задачами HR → Подзадачи.
- Откройте необходимую запись подзадачи, в которой указаны формы HR для запуска, и нажмите Запустить формы.
- Заполните необходимые поля в открывшемся модальном окне и нажмите Запустить.
Поля запуска
| Поле | Обязательно | Описание |
|---|---|---|
| Статус | Да | Поле заполняется автоматически и отображается в виде лейбла. Возможные значения:
|
| Дата и время начала | Да | Дата и время начала запуска. Поле заполняется автоматически и доступно для редактирования, если запуск является разовым и находится в статусе Запланирован. |
| Дата окончания | Да | Дата и время окончания запуска. Поле заполняется автоматически и отображается, если тип запуска – Регулярный. |
| Ограничение времени | Нет | Крайний срок сдачи заполненных экземпляров. |
| Выборки респондентов | Да/Нет | Укажите одну или несколько выборок сотрудников, чтобы сформировать список респондентов по определенным условиям. Поле обязательно, если не указаны Группы респондентов и Респонденты. Если вы удалите или добавите выборку респондентов, изменения вступят в силу только после сохранения запуска. |
| Группы респондентов | Да/Нет | Укажите одну или несколько групп пользователей, которые получат экземпляры формы. Поле обязательно, если не указаны Выборки респондентов и Респонденты. Если вы удалите или добавите группу, изменения вступят в силу только после сохранения запуска. |
| Респонденты | Да/Нет | Укажите одного или нескольких пользователей, которые получат экземпляры формы. Поле обязательно, если не указаны Выборки респондентов и Группы респондентов. Если вы удалите или добавите респондента, изменения вступят в силу только после сохранения запуска. Если респондент перейдет на форму HR по ссылке, он будет добавлен в поле автоматически. |
| Требуется согласование | Нет | Установите флажок, если требуется проверить экземпляры форм перед тем, как принять ответы. Поле отображается, если категория формы HR – Опрос или Анкета, а запуск находится в статусе Запланирован. |
| Согласующие | Да/Нет | Укажите согласующих, которые будут проверять экземпляры форм на правильность ответов. Поле отображается, если установлен флажок Требуется согласование. |
| Проверяющие | Да/Нет | Укажите проверяющих. Поле отображается, если категория формы HR – Тест, и обязательно, если тип проверки вопроса – Ручная. Если вы удалите проверяющих, изменения вступят в силу только после сохранения записи. Удаленные проверяющие смогут завершить начатые проверки, но не смогут взять в проверку новые экземпляры форм. |
| Кем создано | Нет | Пользователь, создавший запуск. Поле заполнятся автоматически и отображается на сохраненных записях. |
| Когда создано | Нет | Дата и время создания запуска. Поле заполнятся автоматически и отображается на сохраненных записях. |
| Запустить сейчас | Нет | Этот флажок устанавливается автоматически, если запуск был запущен сразу после сохранения записи. Снятый флажок означает, что запуск запланирован на более позднее время. |
| Форма | Да | Если вы создаете запуск через запись подзадачи HRM, укажите в этом поле форму, которую необходимо запустить. На сохраненных записях поле заполняется значением, указанным при создании записи. |
| Задача | Нет | Поле отображает подзадачу, для которой была запущена форма HR. Поле отображается, если запуск создан через запись подзадачи HRM. |
| Объект | Нет | Поле отображает объект, о котором необходимо собрать информацию от респондентов. Возможные значения:
|
| Организация | Да/Нет | Компания или ее подразделение. Поле выводится на форму как обязательное, если при создании запуска в поле Объект была выбрана опция Компания, Филиал, Сектор, Департамент, Подразделение или Команда. |
| Группа | Да/Нет | Группа. Поле выводится на форму как обязательное, если при создании запуска в поле Объект была выбрана опция Группа. |
| Сотрудник | Да/Нет | Сотрудник. Поле выводится на форму как обязательное, если при создании запуска в поле Объект была выбрана опция Сотрудник. |
Если вам нужно изменить дату и время начала регулярного запуска, создайте новую запись с требуемыми значениями.
Связанные списки
- Ответы – список содержит ответы респондентов на вопросы формы.
- Респонденты – список респондентов, которые входят в запуск.
Редактирование запущенной формы
Если вам необходимо отредактировать форму, которая находится в статусе Запущена, мы рекомендуем делать это только в том случае, если для данной формы запланирован один запуск, по которому еще не поступали ответы респондентов.
В такой ситуации выполните следующие шаги:
- В агентском интерфейсе перейдите в Управление персоналом → Формы и опросы → Запуски форм и откройте запись, которую необходимо отредактировать.
- Нажмите Отменить в правом верхнем углу. Форма перейдет в статус Готова к запуску.
- Отредактируйте готовую к запуску форму и вновь создайте запуск формы.
Теперь вы отредактировали и перезапустили форму.