Задачи и подзадачи HR
HR-специалисты могут ставить задачи сотрудникам, например, в целях выполнения поступивших запросов HR или проведения опросов с помощью форм HR. Основная информация о задачах HR хранится в таблице Задачи сотрудников (hrm_employee_task). Задачи HR состоят из подзадач HR, информация о которых хранится в таблице Подзадачи HRM (hrm_subtask).
Подробная информация о работе с задачами и подзадачами HR на сервисном портале доступна в статье Сервисный портал – Задачи и подзадачи HR.
Задачи сотрудников
Требуемые роли:
- Создание – hrm_agent.
- Чтение:
- пользователи могут просматривать задачу, если они указаны в поле Кому назначено на форме этой задачи или связанных подзадач;
- пользователи могут просматривать задачу, на форме которой они указаны в поле Согласующие;
- hrm_agent, hrm_supervisor.
- Редактирование:
- пользователи могут редактировать задачу, на форме которой они указаны в поле Кому назначено;
- участники группы могут редактировать задачу, на форме которой их группа указана в поле Назначено на группу;
- hrm_agent, hrm_supervisor.
- Удаление – hrm_admin.
Создание задачи
Чтобы создать задачу сотруднику, выполните следующие шаги:
- В навигаторе агентского интерфейса перейдите в Управление персоналом → Управление задачами HR → Задачи сотрудников.
- Нажмите Создать в левом верхнем углу страницы и заполните необходимые поля.
- Нажмите Сохранить или Сохранить и выйти, чтобы применить изменения.
Сохранение новой записи создает задачу в статусе Черновик.
Поля формы Задачи сотрудников
| Поле | Обязательно | Описание |
|---|---|---|
| Статус | Нет | Поле заполняется автоматически и отображается в виде лейбла. Возможные значения:
|
| Категория | Нет | Укажите категорию задачи. Доступные опции:
|
| Заявитель | Да | Поле автоматически заполняется именем текущего пользователя. |
| Тема | Да | Укажите тему задачи. |
| Описание | Нет | Укажите описание задачи. |
| Назначена на группу | Да/Нет | Укажите группу, ответственную за выполнение задачи. Поле необязательно, если заполнено поле Кому назначена. |
| Кому назначена | Да/Нет | Укажите сотрудника, ответственного за выполнение задачи. Поле необязательно, если заполнено поле Назначена на группу. |
| Требуется согласование | Нет | Установите флажок, если необходимо проверить выполнение задачи. Поле доступно для редактирования на новых записях, а также на сохраненных задачах в статусе Черновик, Новая или Назначена. |
| Согласующие | Да/Нет | Укажите согласующих. Поле отображается и обязательно, если установлен флажок Требуется согласование. |
| Требуется вложение | Нет | Установите флажок, если для завершения задачи исполнителю необходимо приложить файл. Поле доступно для редактирования пока задача находится в статусе Черновик, Новая или Назначена. |
| Отчет о результатах | Да/Нет | Поле содержит информацию о результатах выполнения задачи. Поле необходимо заполнить в модальных окнах Отправка на согласование или Завершение задачи для перевода в статус Ожидает согласования или Завершена соответственно. Поле не доступно для редактирования на формах задач в статусе Ожидает согласования или Завершена. |
| Беседа | Нет | Оставьте комментарий с дополнительной информацией о задаче. |
Связанные списки
Подзадачи – список содержит подзадачи, которые необходимо выполнить для завершения текущей задачи.
Управление задачей
Изменение статусов задачи, поставленной сотруднику, осуществляется с помощью кнопок, расположенных в правом верхнем углу формы, если не указано иное.
Чтобы управлять задачей, в навигаторе агентского интерфейса перейдите в Управление персоналом → Управление задачами HR → Задачи сотрудников и откройте необходимую запись.
| UI-действие | Описание |
|---|---|
| Добавить подзадачу | Нажмите, чтобы добавить подзадачу в состав текущей задачи. Заполните все необходимые поля в открывшемся модальном окне и нажмите Добавить. Кнопка Добавить подзадачу находится внизу страницы в связанном списке Подзадачи и отображается на формах задач во всех статусах, кроме Ожидает согласования, Завершена и Отменена. |
| Готова к работе | Нажмите, чтобы закончить работу над черновиком. Задача переводится в статус Новая. Кнопка доступна на формах задач в статусе Черновик. |
| Назначить мне | Нажмите, чтобы назначить задачу на себя. Задача переводится в статус Назначена, а в поле Кому назначена подставляется имя текущего пользователя. Кнопка доступна на формах задач в статусе Новая. |
| Переназначить | Нажмите, чтобы назначить другого ответственного за выполнение задачи. Заполните все необходимые поля в открывшемся модальном окне и нажмите Переназначить. Кнопка доступна на формах задач в статусе Назначена пользователю, указанному в поле Кому назначена, его руководителям и пользователям с ролью hrm_manager. |
| Отменить | Нажмите, чтобы отменить задачу. Задача переводится в статус Отменена. Кнопка доступна на формах задач в статусе Черновик, Новая и Назначена. |
| В работу | Нажмите, чтобы приступить к выполнению работы. Задача переводится в статус В работе. Кнопка доступна исполнителю на формах задач в статусе Назначена. |
| Завершить | Нажмите, чтобы завершить задачу. Задача будет переведена в статус Завершена, если связанные подзадачи находятся в статусах Завершена или Отменена. Кнопка доступна на формах задач в статусе В работе. |
| На согласование | Нажмите, чтобы отправить готовую к проверке задачу на согласование. В открывшемся модальном окне заполните необходимые поля, приложите файл, если требуется, и нажмите Отправить. Задача будет переведена в статус Ожидает согласования, если связанные подзадачи находятся в статусах Завершена или Отменена. Кнопка доступна на формах задач в статусе В работе, если при переходе задачи из статуса Новая в статус Назначена был установлен флажок Требует согласования. |
| Отклонить | Нажмите, чтобы отклонить проверенную работу. В открывшемся модальном окне заполните необходимые поля и нажмите Отклонить. Задача переводится в статус Отклонена. Кнопка доступна согласующим на страницах задач в статусе Ожидает согласования. |
| Согласовать | Нажмите, чтобы принять проверенную работу. В открывшемся модальном окне заполните необходимые поля и нажмите Согласовать. Задача переводится в статус Завершена, виджет Лента активности становится недоступен для ввода сообщений. Кнопка доступна согласующим на формах задач в статусе Ожидает согласования. |
Создание копии задачи
Вы можете создать копию задачи. Для этого в бургер-меню нажмите Создать копию.
Если в задаче есть подзадачи, выберите одну из опций:
- С подзадачами – вновь созданные подзадачи получат статус Черновик и отобразятся в связанном списке Подзадачи;
- Без подзадач – подзадачи созданы не будут, связанный список Подзадачи останется пустым.
После этого система переведет вас на запись-копию со следующими отличиями от оригинала:
- в поле Заявитель указан текущий пользователь;
- статус скопированной задачи – Черновик;
- поля Кому назначено, Согласующие и Требуется согласование пустые.
Подзадачи HRM
Требуемые роли:
- Создание – hrm_agent.
- Чтение:
- пользователи могут просматривать подзадачу, если они указаны в поле Кому назначена или Согласующие на форме этой подзадачи или родительской задачи;
- hrm_agent, hrm_supervisor.
- Редактирование:
- пользователи могут изменять подзадачу, на форме которой они указаны в поле Кому назначена или Согласующие;
- участники группы могут редактировать подзадачу, на форме которой их группа указана в поле Назначено на группу;
- hrm_agent, hrm_supervisor, hrm_admin.
- Удаление – hrm_admin.
Создание подзадачи
Вы можете создать подзадачу несколькими способами.
Добавление подзадачи через Задачи сотрудников
Добавление подзадачи через форму таблицы Задачи сотрудников (hrm_employee_task) – рекомендуемый способ. Чтобы добавить подзадачу, выполните следующие шаги:
- В навигаторе агентского интерфейса перейдите в Управление персоналом → Управление задачами HR → Задачи сотрудников.
- Откройте форму задачи, для которой необходимо создать подзадачу, и перейдите в связанный список Подзадачи.
- Нажмите Добавить подзадачу и заполните все необходимые поля в открывшемся модальном окне Добавление подзадачи.
- Нажмите Добавить, чтобы подтвердить действие.
Добавление записи создает подзадачу в статусе Черновик.
Поля модального окна Добавление подзадачи
| Поле | Обязательно | Описание |
|---|---|---|
| Тема | Да | Укажите тему подзадачи. |
| Описание | Да | Укажите описание подзадачи. |
| Кому назначить | Да | Выберите, кому назначить подзадачу. Доступные опции:
|
| Кому назначена | Да/Нет | Укажите сотрудника, ответственного за выполнение подзадачи. Поле необязательно, если заполнены поля Назначена на группу или Назначена на выборку. Поле отображается, если в поле Кому назначить выбрано Сотрудник, группа или выборка. |
| Назначена на группу | Да/Нет | Укажите группу, ответственную за выполнение подзадачи. Поле необязательно, если заполнены поля Кому назначена или Назначена на выборку. Поле отображается, если в поле Кому назначить выбрано Сотрудник, группа или выборка. |
| Назначена на выборку | Да/Нет | Укажите выборку сотрудников, ответственную за выполнение подзадачи. На каждого сотрудника из выборки будет создана отдельная подзадача. Поле необязательно, если заполнены поля Кому назначена или Назначена на группу. Поле отображается, если в поле Кому назначить выбрано Сотрудник, группа или выборка. |
| Срок исполнения | Нет | Укажите дату, не позднее которой подзадача должна быть закончена. |
| Требуется согласование | Нет | Установите флажок, если необходимо проверить выполнение подзадачи. |
| Тип согласующего | Да/Нет | Выберите тип согласующего. Поле доступно и обязательно, если установлен флажок Требуется согласование. Доступные опции:
|
| Требуется заполнение формы | Нет | Установите флажок, если для выполнения подзадачи требуется заполнить форму. |
| Формы | Да/Нет | Укажите формы, которые требуется заполнить для выполнения подзадачи. Поле отображается и обязательно для заполнения, если установлен флажок Требуется заполнение формы. |
| Требуется вложение | Нет | Установите флажок, если для завершения подзадачи исполнителю необходимо приложить файл. |
Создание подзадачи через Подзадачи HRM
Чтобы создать подзадачу через форму таблицы Подзадачи HRM (hrm_subtask), выполните следующие шаги:
- В навигаторе агентского интерфейса перейдите в Управление персоналом → Управление задачами HR → Подзадачи.
- Нажмите Создать и заполните все необходимые поля.
- Нажмите Сохранить или Сохранить и выйти, чтобы применить изменения.
Сохранение новой записи создает подзадачу в статусе Черновик.
Поля формы Подзадачи HRM
| Поле | Обязательно | Описание |
|---|---|---|
| Статус | Нет | Поле заполняется автоматически и отображается в виде лейбла на сохраненной записи. Возможные значения:
|
| Родитель | Нет | Поле отображает родительскую задачу. Заполняется автоматически и скрывается с формы, если заполнено поле Родительский запрос. |
| Родительский запрос | Нет | Поле отображает родительский запрос. Доступно на форме, если было заполнено при создании подзадачи. |
| Тема | Да | Укажите тему подзадачи. |
| Описание | Нет | Укажите описание подзадачи. |
| Назначена на группу | Да/Нет | Укажите группу, ответственную за выполнение подзадачи. Поле необязательно, если заполнено поле Кому назначена. Поле доступно для редактирования на новых записях, а также на сохраненных подзадачах в статусе Черновик или Новая. |
| Кому назначена | Да/Нет | Укажите сотрудника, ответственного за выполнение подзадачи. Поле необязательно, если заполнено поле Назначена на группу. Поле доступно для редактирования на новых записях, а также на сохраненных подзадачах в статусе Черновик или Новая. |
| Срок исполнения | Нет | Укажите дату, не позднее которой подзадача должна быть закончена. |
| Требуется согласование | Нет | Установите флажок, если необходимо проверить выполнение подзадачи. Поле доступно для редактирования на новых записях, а также на сохраненных подзадачах в статусе Черновик или Новая. |
| Согласующие | Да/Нет | Укажите согласующих. Поле отображается и обязательно, если установлен флажок Требуется согласование. Поле доступно для редактирования на новых записях, а также на сохраненных подзадачах в статусе Черновик или Новая. |
| Требуется заполнение формы | Нет | Установите флажок, если для выполнения подзадачи необходимо заполнить форму. Поле доступно для редактирования на новых записях, а также на сохраненных подзадачах в статусе Черновик или Новая. |
| Формы | Да/Нет | Укажите формы, которые требуется заполнить для выполнения подзадачи. Поле отображается и обязательно для заполнения, если установлен флажок Требуется заполнение формы. Поле доступно для редактирования на новых записях, а также на сохраненных подзадачах в статусе Черновик или Новая. |
| Требуется вложение | Нет | Установите флажок, если для завершения подзадачи исполнителю необходимо приложить файл. Поле доступно для редактирования на новых записях, а также на сохраненных подзадачах в статусе Черновик или Новая. |
| Отчет о результатах | Да/Нет | Поле содержит информацию о результатах выполнения подзадачи. Поле необходимо заполнить в модальных окнах Отправка на согласование или Завершение подзадачи для перевода в статус Ожидает согласования или Завершена соответственно. |
Связанные списки
- Согласования – список заявок на согласование, который также отображает их статус и имена согласующих.
- Запуски форм – список форм HR, которые могут быть запущены в рамках подзадачи.
- Экземпляры форм – список экземпляров, которые были запущены в рамках подзадачи и ее родительского запроса, если он был указан при создании подзадачи.
Если подзадача перейдет в статус Завершена, все запуски форм HR из связанного списка Запуски форм перейдут в статус Завершен, а их экземпляры перейдут в статус Отменен, за исключением тех, которые находятся в статусе Завершен.
Вы можете напрямую перейти на экземпляр запущенной формы HR из связанного списка Экземпляры форм. Для этого:
- Нажмите правой кнопкой мыши на запись в связанном списке Экземпляры форм.
- В открывшемся контекстном меню нажмите Открыть.
Управление подзадачей
Изменение статусов подзадачи, поставленной сотруднику, осуществляется с помощью кнопок, расположенных в правом верхнем углу формы, если не указано иное.
Чтобы управлять подзадачей, откройте необходимую запись в агентском интерфейсе. Для этого в навигационном меню перейдите в Управление персоналом → Управление задачами HR → Подзадачи.
| UI-действие | Описание |
|---|---|
| Отменить | Нажмите, чтобы отменить подзадачу. Подзадача переводится в статус Отменена. Кнопка доступна на формах подзадач в статусе Черновик и Новая. |
| Готова к работе | Нажмите, чтобы закончить работу над черновиком. Подзадача переводится в статус Новая. Кнопка доступна на формах подзадач в статусе Черновик. |
| В работу | Нажмите, чтобы приступить к выполнению работы. Подзадача переводится в статус В работе. Кнопка доступна исполнителю на формах подзадач в статусе Новая. |
| Запустить формы | Нажмите, чтобы подготовить запуск форм HR, указанных в поле Формы. Кнопка отображается на подзадачах в статусе Новая, если при создании подзадачи был установлен флажок Требуется заполнение формы и указана как минимум одна форма HR. Кнопка доступна согласующим, которые назначены на запуск формы HR. |
| Завершить | Нажмите, чтобы завершить подзадачу. В открывшемся модальном окне заполните необходимые поля, приложите файл, если требуется, и нажмите Завершить. Подзадача переводится в статус Завершена. Кнопка доступна на формах подзадач в статусе В работе, которые не требуют согласования. |
| На согласование | Нажмите, чтобы отправить готовую к проверке подзадачу на согласование. В открывшемся модальном окне заполните необходимые поля, приложите файл, если требуется, и нажмите Отправить. Подзадача переводится в статус Ожидает согласования. Кнопка доступна исполнителю на формах подзадач в статусе В работе, если при переходе подзадачи из статуса Новая в статус В работе был установлен флажок Требует согласования. |
| Отклонить | Нажмите, чтобы отклонить проверенную работу. В открывшемся модальном окне заполните необходимые поля и нажмите Отклонить. Подзадача переводится в статус Отклонена. Кнопка доступна согласующим на формах подзадач в статусе Ожидает согласования. |
| Согласовать | Нажмите, чтобы принять проверенную работу. В открывшемся модальном окне заполните необходимые поля и нажмите Согласовать. Подзадача переводится в статус Завершена, виджет Лента активности становится не доступен для ввода сообщений. Кнопка доступна согласующим на формах подзадач в статусе Ожидает согласования. |
Создание копии подзадачи
Вы можете создать копию записи подзадачи. Для этого в бургер-меню нажмите Создать копию.
После этого система переведет вас на запись-копию со следующими отличиями от оригинала:
- статус скопированной задачи – Черновик;
- поля Кому назначено, Согласующие и Требуется согласование пустые.