Перейти к основному содержимому
Версия: 1.0.0

Контракты и документы

Таблица Контракты (itam_contract) содержит все действующие и недействующие контракты на активы по всем категориям. Для удобства в меню навигатора вы найдете раздел Контракты на активы, в котором сможете сразу перейти к списку контрактов нужной категории (приобретение, обслуживание, гарантийное обслуживание, продажа и утилизация).

На форме Контракта на активы вы можете указать всю необходимую информацию о нем и при необходимости редактировать поля и связанные документы. Вы можете настроить сроки уведомлений об истечении срока контракта и список их получателей.

На форме контракта на активы располагается поле Документ контракта – это ссылочное поле, в котором выбирается запись документа с приложенным оригинальным файлом с текстом контракта. Документ контракта можно создать заранее или в процессе создания записи контракта на активы. Документ контракта должен быть указан до перехода контракта на активы в статус Согласование и не может быть изменен в статусах Согласование, Подписание и Действует. К одному контракту может быть привязано несколько документов, но только один может быть активным.

Управление контрактами


UI-действияОписание
На согласованиеНажмите, чтобы отправить контракт на согласование. После успешного согласования контракт переходит в статус Подписание. Для успешного запуска процесса согласования контракта в системе должны присутствовать сотрудники с ролью itam_contract_approver. Активные пользователи с этой ролью согласуют все контракты на активы.
Добавить согласующихНажмите, чтобы добавить согласующих. Помимо пользователя, указанного в поле Ответственный, кнопка Добавить согласующих доступна всем, кто согласовывает контракт на активы в статусе контракта Согласование.
Сделать действующимНажмите, чтобы сделать контракт действующим (Статус = Действует). Кнопка становится доступной только после успешного согласования.
РедактироватьНажмите, чтобы внести изменения на форме контракта. Статус контракта изменится на Черновик. Вы сможете сделать контракт снова действующим после повторного успешного согласования. Кнопка Редактировать находится в бургер-меню доступна во всех статусах кроме Черновик.
Отменить контрактНажмите, чтобы отменить запись контракта, например, если она была создана по ошибке. Кнопка Отменить контракт находится в бургер-меню и доступна в статусах Черновик, На согласовании и Подписание.
Аннулировать контрактНажмите, чтобы аннулировать контракт. Кнопка Аннулировать контракт находится в бургер-меню и доступна в статусе Действует.

Поля формы Контракт на активы

НазваниеОбязательноеОписание
ТемаДаВведите тему контракта на активы.
Категория контрактаДаВыберите категорию данного контракта. Доступные опции:
  • Приобретение
  • Обслуживание
  • Гарантийное обслуживание
  • Продажа
  • Утилизация
Документ контрактаНетДобавьте запись активного документа для данного контракта. Вы можете добавлять новые версии документа контракта. Они все будут храниться в связанном списке Документы. Активным может быть только один из них – тот, который указан в этом поле. Поле появляется после первого сохранения записи черновика контракта.
Чтобы изменить документ контракта:
  1. Перейдите в бургер-меню и нажмите Редактировать. Контракт будет переведен в статус Черновик.
  2. Выберите необходимый документ в поле Документ контракта.
  3. Далее, чтобы отредактированный контракт вернуть в статус Действует, нажмите На согласование. Выбранный документ станет активным.
  4. После успешного согласования статус контракта изменится на Подписание.
  5. Нажмите Сделать действующим, чтобы перевести контракт на активы в статус Действует.
ПоставщикДаВыберите поставщика из списка.
ПодрядчикНетВыберите подрядчика, если есть.
ЗаказчикДаВыберите компанию, которая является заказчиком в данном контракте.
ОтветственныйДаВыберите пользователя, который будет назначен на сопровождение этого контракта.
ПотребительНетВыберите, для кого приобретается данный актив. Выбрать можно как компанию, сектор, филиал, департамент, подразделение, группу, или отдельного сотрудника компании.
ОписаниеНетДобавьте необходимую информацию по контракту.
Оповестить об окончанииНетУкажите пользователей, которых необходимо оповестить об окончании срока действия контракта.
Оповестить за, днейДаУкажите, за сколько дней до окончания контракта будет произведено уведомление пользователей.
Срок гарантииДаЕсли в поле Категория контракта выбрано значение Гарантийное обслуживание, укажите срок действия гарантии.
Дата началаНетУкажите дату, с которой контракт на активы начинает действовать.
Дата окончанияНетУкажите дату, с которой контракт на активы прекращает свое действие. Начиная с этой даты, контракт на активы, находящийся в статусе Действует, автоматически перейдет в статус Не действует.
Если в поле Категория контракта выбрано значение Гарантийное обслуживание, то поле Дата окончания доступно только для чтения и заполняется автоматически значением Дата начала + Срок гарантии.
АвтопродлениеНетУстановите флажок, если контракт подлежит автоматическому продлению.
Обратите внимание, что поле Автопродление в данный момент носит информативный характер. Наша команда работает над внедрением соответствующей автоматизации. Мы сообщим вам об изменениях в следующих релизах.
Общая стоимостьНетСтоимость товара или услуги, указанная в контракте.
Номер договораДа/НетУкажите номер контракта. Это поле обязательно для заполнения, чтобы перевести контракт на активы в статус Действует по кнопке Сделать действующим.
Дата подписанияДа/НетУкажите дату подписания контракта. Это поле обязательно для заполнения, чтобы перевести контракт на активы в статус Действует по кнопке Сделать действующим.

Связанные списки

Согласования – здесь отображается список согласующих контракта, а также статус согласования.

Документы – здесь хранятся все документы, созданные и загруженные для этого контракта. Вы можете отследить историю изменений. Чтобы заменить активный документ, переведите контракт в статус Черновик. Действующий контракт обязательно должен иметь активный документ.

Активы – здесь отображается список активов, входящих в этот контракт.

Создание контракта


подсказка

Требуемая роль: itam_asset_contract_manager.

Чтобы создать контракт:

  1. Перейдите в ITAM → Контракты → Необходимая категория контракта.
  2. Нажмите Создать.
  3. Заполните все необходимые поля и нажмите Сохранить, чтобы сохранить контракт в статусе Черновик, или На согласование, чтобы отправить контракт на согласование внутри компании.
  4. После успешного согласования статус контракта сменится на Подписание. Этот статус предусматривает подписание контракта обеими сторонами.
  5. После двустороннего подписания контракта вы можете заполнить поля Дата подписания и настроить уведомления, если это не было сделано раньше.
  6. Нажмите Сделать действующим, чтобы перевести контракт в статус Действует.
  7. Кнопки редактирования, отмены и аннулирования контракта находятся в бургер-меню и доступны в зависимости от текущего статуса контракта.

Создание документа контракта


ITAM поддерживает создание документов различных категорий, что упрощает навигацию по ним.

Категории документов:

  • Контракт
  • Счет
  • Акт
  • Накладная
  • Прочее

Чтобы создать запись документа контракта с формы Контракт на активы и загрузить печатную версию документа, выполните следующие действия:

  1. Нажмите справа от поля Документ контракта.
  2. В открывшемся окне введите название документа в поле Наименование. Остальные поля заполнятся автоматически в соответствии с типом и категорией контракта.

После сохранения изменений формы контракта на активы, документ, указанный в поле Документ контракта, перейдет в статус Активный.

Чтобы создать запись документа контракта на активы из таблицы Документы (itam_documents), выполните следующие шаги:

  1. Перейдите ITAM → Документы → один из типов документов. Откроется таблица Документы (itam_documents), в которой отфильтрованы документы выбранного типа.
  2. Нажмите Создать, чтобы создать запись нового документа.
  3. Добавьте название документа в поле Наименование. Выберите Тип документа = Контракт и заполните появившиеся в соответствии с типом документа обязательные поля:
ПолеОписание
Контракт на активыВыберите контракт на активы, к которому будет привязан этот документ. Следующее поле в этом случае будет заполнено категорией выбранного контракта.
Категория контракта на активыВыберите категорию контракта на активы. Доступные опции:
  • Приобретение
  • Обслуживание
  • Гарантийное обслуживание
  • Продажа
  • Утилизация
  1. Загрузите документ контракта на активы.
  2. Нажмите Сохранить. В системе будет создан документ с Типом = Контракт, привязанный к контракту на активы, при этом флажок Активный будет снят.
  3. Перейдите на запись связанного контракта и добавьте созданный документ в поле Документ контракта. Документ сменит статус на Активен.
  4. Чтобы изменить документ, переведите статус Контракта на активы в Черновик и замените документ в поле Документ контракта или добавьте новый.