Задачи

Любое значительное изменение состояния актива (статус, смена расположения и другое) можно осуществить только при помощи соответствующей задачи. Это обеспечивает своевременный, прозрачный и безошибочный рабочий процесс на протяжении всего жизненного цикла актива в компании. Некоторые задачи могут создаваться автоматически, например, задачи на списание, если актив имел отмеченный признак Не найден на протяжении определенного в системном свойстве срока или если истек срок полезного использования актива (наступила дата, указанная в поле Дата истечения СПИ в записи актива). В приложении ITAM перевод задач из статуса в статус осуществляется исключительно посредством UI-действий, которые доступны назначенным пользователям согласно статусной модели. Информацию о UI-действиях, доступных в каждой из задач, вы найдете в соответствующих статьях.

Роли

Ролевая модель ITAM содержит набор разнообразных ролей, для которых настроен контроль доступа в соответствии с должностными обязанностями сотрудников компании. В статьях по типам задач вы найдете информацию о ролях, которые имеют доступ к различным операциям на их формах. При этом основные роли для работы с задачами:

• itam_agent – может просматривать все таблицы и формы, но доступ ограничен согласно настроенному контролю доступа.
• itam_process_manager и itam_operation_specialist – оба могут создавать, обрабатывать, отменять и закрывать задачи.
• itam_responsbile – может участвовать в согласовании задачи.

Фильтры

Для вашего удобства и во избежание проблем с поиском нужных документов, доступных активов, сотрудников, складов и других данных большинство полей и виджетов содержат преднастроенные фильтры. Например, фильтр добавления активов настроен индивидуально под каждую задачу. Это значит, что система не позволит добавить в задачу активы, которые не соответствуют ее типу или не имеют подходящие атрибуты. В каждой статье вы найдете подробную информацию о требованиях к активам для добавления в задачу. Тем не менее есть общие условия для всех активов:

• Записи активов должны быть активными, то есть вы не сможете добавить в задачу активы, например, из исчерпанной партии, или активы, которые были списаны по истечении срока полезного использования.
• Активы не должны находиться более, чем в одной задаче, то есть, если актив уже находится в задаче ремонта, создать вторую задачу с ним же не получится.
• Нельзя добавить актив в задачу, если на его форме отмечен флажок Не найден, за исключением задачи списания.

Статусы задач

Статусы задач ITAM изменяются посредством UI-действий, доступных назначенному пользователю. Они настроены в соответствии со статусной моделью задач. Обратите внимание, что некоторые задачи не требуют обязательного согласования перед завершением.

Согласования

В случае, когда согласующие отклоняют задачу, вы можете взять ее повторно в работу и отправить на согласование столько раз, сколько необходимо. Запросы на согласования, созданные для дополнительных согласующих, отправляются только один раз. Если вам потребуется согласовывать задачу еще раз, дополнительных согласующих будет необходимо добавить повторно.

Всю информацию о задачах ITAM вы найдете в статьях ниже:

📄️ Регистрация активов

Регистрация активов – это первый и обязательный этап, который проходит каждый актив в системе. С момента регистрации вся информация о нем будет храниться и отслеживаться в приложении ITAM. Записи об активах сохраняются в системе в составе логической базы управления активами (AMDB), которая используется для управления их жизненным циклом.

📄️ Выдача активов

Задача по выдаче активов позволяет выдавать единичные активы и расходы партий сотрудникам с учетом компании, в которой они работают, и привязанного к ней склада. Это позволяет вести учет активов на разных складах всей группы компаний. В рамках одной задачи можно выдать пользователю активы, хранящиеся только на одном складе. Для выдачи активов с разных складов, необходимо создавать отдельные задачи.

📄️ Возврат активов на склад

В рамках задачи возврата на склад осуществляется возврат активов из использования на склад привязки для дальнейшего повторной передачи в использование или списания. Добавить в задачу можно активы только одного пользователя, которые находятся на этапе Использование, в статусе Используется, а также относятся к одному и тому же складу. При добавлении активов в задачу их этап меняется на Перемещение, а статус на Недоступен. После завершения задачи этап активов поменяется на Хранение, статус на Доступен к выдаче, а значение поля Пользователь в активах будет очищено.

📄️ Ремонт активов

В случае поломки вы можете отправить активы в ремонт. Для этого убедитесь, что выбранный актив в данный момент находится на складе и доступен к выдаче, или уже выдан сотруднику (Статус = В использовании). В рамках одной задачи можно отправить на ремонт только один актив.

📄️ Модернизация активов

Задача модернизации предполагает улучшение производительности исправного актива за счет замены некоторых его компонентов на более современные и экономически целесообразные. В рамках одной задачи можно отправить на модернизацию только один актив.

📄️ Инвентаризация активов

В инвентаризации участвуют активы, которые находятся на складе (в системе на этапе Хранение) и активы, которые выданы сотрудникам (в системе на этапе Использование).

📄️ Смена расположения

При помощи задачи по смене расположения вы можете отслеживать перемещение используемых стационарных активов, например офисного оборудования. Преднастроенные фильтры полей позволяют быстрее создавать и управлять задачей.

📄️ Смена МОЛ

Cмена материально-ответственного лица (МОЛ) может происходить из-за увольнения, изменения должности или обязанностей текущего МОЛ, или в результате смены склада, к которому привязан актив, или по другой причине.

📄️ Смена склада

Информация о складе, к которому привязаны активы, сохраняется в записи актива на протяжении всего его жизненного цикла. Изменение этой информацмм осуществляется в рамках соответствующей задачи.

📄️ Списание активов

Формирование задачи на списание может осуществляться двумя способами – вручную пользователем или автоматически, если актив отмечен как Не найден или у актива истек срок полезного использования. Списать можно только те активы, которые находятся на этапе Хранение, в статусе Ожидают списания или которые находятся на этапе Использование, в статусе Подготовка к выводу из эксплуатации.

📄️ Утилизация активов

Вы можете утилизировать любые списанные активы, на форме которых снят флажок Не найден. Система SimpleOne предусматривает два способа утилизации: самостоятельная, когда компания сама предпринимает меры по утилизации активов, и при помощи внешней компании, которая занимается утилизацией отходов различного характера.

📄️ Передача активов

Помимо утилизации, вы можете передать для повторного использования любые списанные активы, которые не являются утерянными (на форме которых не установлен флажок Не найден). В приложении SimpleOne ITAM предусмотрено три типа передачи активов: возврат поставщику, продажа и пожертвование.