Контракты и документы

Таблица Контракты (itam_contract) содержит все действующие и недействующие контракты на активы по всем категориям. Для удобства в меню навигатора вы найдете раздел Контракты на активы, в котором сможете сразу перейти к списку контрактов нужной категории (приобретение, обслуживание, гарантийное обслуживание, продажа и утилизация).

На форме Контракта на активы вы можете указать всю необходимую информацию о нем и при необходимости редактировать поля и связанные документы. Вы можете настроить сроки уведомлений об истечении срока контракта и список их получателей.

На форме контракта на активы располагается поле Документ контракта – это ссылочное поле, в котором выбирается запись документа с приложенным оригинальным файлом с текстом контракта. Документ контракта можно создать заранее или в процессе создания записи контракта на активы. Документ контракта должен быть указан до перехода контракта на активы в статус Согласование и не может быть изменен в статусах Согласование, Подписание и Действует. К одному контракту может быть привязано несколько документов, но только один может быть активным.

к сведению

Таблица Контракты (itam_contract) имеет настроенную логику для работы в приложении ITAM и является дочерней от Контракты (contract), расположенной в приложении Simple.

Управление контрактами

---

UI-действия	Описание
На согласование	Нажмите, чтобы отправить контракт на согласование. После успешного согласования контракт переходит в статус Подписание. Для успешного запуска процесса согласования контракта в системе должны присутствовать сотрудники с ролью itam_contract_approver. Активные пользователи с этой ролью согласуют все контракты на активы.
Добавить согласующих	Нажмите, чтобы добавить согласующих. Помимо пользователя, указанного в поле Ответственный, кнопка Добавить согласующих доступна всем, кто согласовывает контракт на активы в статусе контракта Согласование.
Сделать действующим	Нажмите, чтобы сделать контракт действующим (Статус = Действует). Кнопка становится доступной только после успешного согласования.
Редактировать	Нажмите, чтобы внести изменения на форме контракта. Статус контракта изменится на Черновик. Вы сможете сделать контракт снова действующим после повторного успешного согласования. Кнопка Редактировать находится в бургер-меню доступна во всех статусах кроме Черновик.
Отменить контракт	Нажмите, чтобы отменить запись контракта, например, если она была создана по ошибке. Кнопка Отменить контракт находится в бургер-меню и доступна в статусах Черновик, На согласовании и Подписание.
Аннулировать контракт	Нажмите, чтобы аннулировать контракт. Кнопка Аннулировать контракт находится в бургер-меню и доступна в статусе Действует.

Поля формы Контракт на активы

Название	Обязательное	Описание
Тема	Да	Введите тему контракта на активы.
Категория контракта	Да	Выберите категорию данного контракта. Доступные опции: Приобретение Обслуживание Гарантийное обслуживание Продажа Утилизация
Документ контракта	Нет	Добавьте запись активного документа для данного контракта. Вы можете добавлять новые версии документа контракта. Они все будут храниться в связанном списке Документы. Активным может быть только один из них – тот, который указан в этом поле. Поле появляется после первого сохранения записи черновика контракта. Чтобы изменить документ контракта: Перейдите в бургер-меню и нажмите Редактировать. Контракт будет переведен в статус Черновик. Выберите необходимый документ в поле Документ контракта. Далее, чтобы отредактированный контракт вернуть в статус Действует, нажмите На согласование. Выбранный документ станет активным. После успешного согласования статус контракта изменится на Подписание. Нажмите Сделать действующим, чтобы перевести контракт на активы в статус Действует.
Поставщик	Да	Выберите поставщика из списка.
Подрядчик	Нет	Выберите подрядчика, если есть.
Заказчик	Да	Выберите компанию, которая является заказчиком в данном контракте.
Ответственный	Да	Выберите пользователя, который будет назначен на сопровождение этого контракта.
Потребитель	Нет	Выберите, для кого приобретается данный актив. Выбрать можно как компанию, сектор, филиал, департамент, подразделение, группу, или отдельного сотрудника компании.
Описание	Нет	Добавьте необходимую информацию по контракту.
Оповестить об окончании	Нет	Укажите пользователей, которых необходимо оповестить об окончании срока действия контракта.
Оповестить за, дней	Да	Укажите, за сколько дней до окончания контракта будет произведено уведомление пользователей.
Срок гарантии	Да	Если в поле Категория контракта выбрано значение Гарантийное обслуживание, укажите срок действия гарантии.
Дата начала	Нет	Укажите дату, с которой контракт на активы начинает действовать.
Дата окончания	Нет	Укажите дату, с которой контракт на активы прекращает свое действие. Начиная с этой даты, контракт на активы, находящийся в статусе Действует, автоматически перейдет в статус Не действует. Если в поле Категория контракта выбрано значение Гарантийное обслуживание, то поле Дата окончания доступно только для чтения и заполняется автоматически значением Дата начала + Срок гарантии.
Автопродление	Нет	Установите флажок, если контракт подлежит автоматическому продлению. Обратите внимание, что поле Автопродление в данный момент носит информативный характер. Наша команда работает над внедрением соответствующей автоматизации. Мы сообщим вам об изменениях в следующих релизах.
Общая стоимость	Нет	Стоимость товара или услуги, указанная в контракте.
Номер договора	Да/Нет	Укажите номер контракта. Это поле обязательно для заполнения, чтобы перевести контракт на активы в статус Действует по кнопке Сделать действующим.
Дата подписания	Да/Нет	Укажите дату подписания контракта. Это поле обязательно для заполнения, чтобы перевести контракт на активы в статус Действует по кнопке Сделать действующим.

Связанные списки

Согласования – здесь отображается список согласующих контракта, а также статус согласования.

Документы – здесь хранятся все документы, созданные и загруженные для этого контракта. Вы можете отследить историю изменений. Чтобы заменить активный документ, переведите контракт в статус Черновик. Действующий контракт обязательно должен иметь активный документ.

Активы – здесь отображается список активов, входящих в этот контракт.

Создание контракта

---

подсказка

Требуемая роль: itam_contract_manager.

Чтобы создать контракт:

1. Перейдите в ITAM → Контракты → Необходимая категория контракта.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните все необходимые поля и нажмите Сохранить, чтобы сохранить контракт в статусе Черновик, или На согласование, чтобы отправить контракт на согласование внутри компании.
4. После успешного согласования статус контракта сменится на Подписание. Этот статус предусматривает подписание контракта обеими сторонами.
5. После двустороннего подписания контракта вы можете заполнить поля Дата подписания и настроить уведомления, если это не было сделано раньше.
6. Нажмите Сделать действующим, чтобы перевести контракт в статус Действует.
7. Кнопки редактирования, отмены и аннулирования контракта находятся в бургер-меню и доступны в зависимости от текущего статуса контракта.

Создание документа контракта

---

ITAM поддерживает создание документов различных категорий, что упрощает навигацию по ним.

Категории документов:

• Контракт
• Счет
• Акт
• Накладная
• Прочее

примечание

Вы сможете создать документ с текстом контракта после того, как создадите связанную запись контракта актива.

Чтобы создать запись документа контракта с формы Контракт на активы и загрузить печатную версию документа, выполните следующие действия:

1. Нажмите справа от поля Документ контракта.
2. В открывшемся окне введите название документа в поле Наименование. Остальные поля заполнятся автоматически в соответствии с типом и категорией контракта.

После сохранения изменений формы контракта на активы, документ, указанный в поле Документ контракта, перейдет в статус Активный.

Чтобы создать запись документа контракта на активы из таблицы Документы (itam_documents), выполните следующие шаги:

1. Перейдите ITAM → Документы → один из типов документов. Откроется таблица Документы (itam_documents), в которой отфильтрованы документы выбранного типа.
2. Нажмите Создать, чтобы создать запись нового документа.
3. Добавьте название документа в поле Наименование. Выберите Тип документа = Контракт и заполните появившиеся в соответствии с типом документа обязательные поля:

Тип = Контракт

Поле	Описание
Контракт на активы	Выберите контракт на активы, к которому будет привязан этот документ. Следующее поле в этом случае будет заполнено категорией выбранного контракта.
Категория контракта на активы	Выберите категорию контракта на активы. Доступные опции: Приобретение Обслуживание Гарантийное обслуживание Продажа Утилизация

Тип = Акт

Поле	Описание
Подтип	Выберите подтип акта. Доступные опции: Акт приема-передачи Акт списания Акт утилизации Акт инвентаризации

Тип = Счет

Поле	Описание
Подтип	Выберите подтип счета Счет на оплату.

Тип = Прочее

Поле	Описание
Комментарий	Добавьте описание документа.

5. Загрузите документ контракта на активы.
6. Нажмите Сохранить. В системе будет создан документ с Типом = Контракт, привязанный к контракту на активы, при этом флажок Активный будет снят.
7. Перейдите на запись связанного контракта и добавьте созданный документ в поле Документ контракта. Документ сменит статус на Активен.
8. Чтобы изменить документ, переведите статус Контракта на активы в Черновик и замените документ в поле Документ контракта или добавьте новый.