Потребность в активах

Таблица Потребность в активах (itam_demand) является дочерней от таблицы Потребности (demand) приложения Simple и обладает дополненной логикой процесса планирования потребности в рамках ITAM. При необходимости, вы можете настраивать опции формирования строк потребности, правила согласования, условия резервирования активов по строкам потребности, связь с процессами изменения склада и выдачи активов.

На форме отображается связанный список строк потребности, которые вы можете добавлять и редактировать, используя соответствующие кнопки.

Обратите внимание на значение колонки Требуется действие связанного списка Строки потребности. Значение Нет означает, что строка потребности полностью оформлена и соответствует требованиям для перевода потребности в следующий статус. Если строка требует обработки, в этой колонке появится сообщение о том, что именно необходимо дополнить или исправить.

Статусы потребности меняются совместно со статусами связанных строк потребностей:

подсказка

Требуемые роли:

• Чтение – itam_agent.
• Создание – itam_demand_manager.
• Обновление – itam_demand_manager.

Управление потребностью в активах

Статус записи потребности можно изменить при помощи UI-действий, расположенных в верхнем правом углу формы. Первое сохранение записи переводит ее в статус Зарегистрировано.

UI-действие	Описание
Взять в работу	Нажмите, чтобы стать ответственным за выполнение потребности и приступить к работе над ней. Запись потребности перейдет в статус В работе.
Создать строку	Нажмите, чтобы инициировать создание строки потребности для потребности. Действие доступно в статусах Зарегистрировано и В работе. При создании новой строки потребности вы можете выбрать номенклатуру из записей активных номенклатур или указать признак Нестандартная модель, если необходимой номенклатуры нет в списке.
На согласование	Нажмите, чтобы отправить потребность на согласование, если оно требуется. На согласование уйдут только строки с номенклатурой, требующей обязательного согласования или с установленным флажком Нестандартная модель. Пользователи с ролью itam_demand_approver и пользователи, добавленные по кнопке Добавить согласующих, получат запросы на согласование этой задачи. Во время ожидания решения всех согласующих потребность находится в статусе Согласование. В это время все поля, кроме Приоритет и Назначенная группа, доступны только для чтения.
Отменить выбранные	Кнопка располагается над областью связанных списков и доступна в статусах Зарегистрировано и В работе. Нажмите, чтобы отменить отмеченные флажком строки потребности, зарегистрированные в рамках текущей потребности. Активы, зарезервированные по этим строкам потребности, вернутся в этап и статус, в котором были до добавления в строки потребности.
Добавить согласующих	Нажмите, чтобы добавить дополнительных согласующих. Добавлять согласующих можно только в статусе Согласование. Список дополнительных согласующих создается только на один процесс согласования. При повторном согласовании вы можете добавить их заново или провести согласование только с обязательными согласующими.
Отменить потребность	Кнопка располагается в бургер-меню . Нажмите, чтобы перевести запись потребности в статус Отменено. Все ранее добавленные строки потребности будут удалены из записи потребности, зарезервированные активы вернутся в этап и статус, в котором были до добавления в связанные строки потребности.
Перевести в поставку	Нажмите, чтобы перевести активы в поставку. Кнопка доступна в статусах Согласовано и В работе, при соблюдении следующих условий: во всех связанных строках потребности указана номенклатура, ни в одной записи номенклатур привязанных активов не установлен флажок Согласование строк потребностей, в случае, если согласование не было проведено.
Переместить активы	Нажмите, чтобы создать задачу смены склада для зарезервированных активов, расположенных не на выбранном складе.
Выдать активы	Нажмите, чтобы создать задачи выдачи зарезервированных для этой потребности активов, которые уже находятся на выбранном складе. Кнопка отображается, если в поле Причина выбрано Оснащение оборудованием.

Поля формы Потребность в активах

Поле	Обязательно	Описание
Тема	Да	Тема создается автоматически и имеет следующий вид Потребность в активах для [имя заявителя] ЦФО [название ЦФО] [фискальный период]
Заявитель	Нет	Пользователь, создавший потребность для данного ЦФО. Поле заполняется автоматически и доступно для редактирования только в статусе потребности Зарегистрировано.
Склад	Да	Укажите склад, на который необходимо доставить активы, включенные в список потребности. Поле становится доступным только для чтения после того, как назначенный пользователь берет задачу в работу.
ЦФО	Да	Укажите центр финансовой ответственности, к которому относится запись.
Категория	Да	Выберите категорию потребности. Доступные опции: Операционная Стратегическая
Причина	Да	Выберите причину создания потребности. Доступные опции: Пополнение складских запасов – вы сможете завершить работу над потребностью как только все зарезервированные активы достигнут выбранного склада. Оснащение оборудованием – вы сможете завершить работу над потребностью как только все зарезервированные активы достигнут выбранного склада. Также перед завершением работы вы можете выдать активы, которые не являются ЗИП или партией. Иное
Фискальный период	Да	Укажите фискальный период, в рамках которого планируется потребность.
Статус	Да	Статус отображается как лейбл над полем Тема и меняется при помощи UI-действий. Возможные значения: Зарегистрировано – устанавливается после первого сохранения записи. В работе – устанавливается после того, как назначенный пользователь нажал Взять в работу. Согласование – устанавливается после того, как назначенный пользователь нажал Отправить на согласование. Согласовано – устанавливается после успешного согласования всеми согласующими. Ожидание поставки – устанавливается после нажатия Перевести в поставку, если не все активы по потребности по потребности находятся на выбранном складе. Активы на складе – статус устанавливается после нажатия Перевести в поставку, если по потребности все активы зарезервированы на выбранном складе. Завершено – устанавливается после того, как назначенный пользователь нажал Завершить. Отменено – статус устанавливается после нажатия Отменить потребность в бургер-меню .

Связанные списки

Строки потребности – список связанных с потребностью строк. В списке также отображается количество запрошенных активов в строке, зарезервированных активов на складе, и количество активов, которые должны быть закуплены для удовлетворения этой строки потребности. Вы можете создавать и отменять строки потребности, используя кнопки Создать строку потребности и Отменить выбранные строки над областью связанных списков. Отмена строк потребности возможна только когда запись Потребности находится в статусе Зарегистрировано или В работе.

Активы – в списке отображается основная информация по каждому активу, который зарезервирован в рамках текущей Потребности. Записи выданных активов утрачивают связь со строкой потребности и переносятся из этого связанного списка в список Выданные активы. Чтобы удалить актив из списка, откройте запись Строки потребности, для которой он зарезервирован и отмените ее. Отмена строки потребности возможна, только если связанная потребность находится в статусе Зарезервировано или В работе.

Выданные активы – список активов, которые были выданы по текущей потребности.

Согласования – список всех пользователей, согласующих Потребность и их решение.

Задачи – список задач смены склада и выдачи активов, которые были созданы через запись текущей потребности.

Счетчики активов

На форме располагаются два счетчика активов:

• На складе – показывает количество зарезервированных активов, которые находятся на выбранном складе в данный момент.
• Выдано – показывает количество зарезервированных активов, которые уже выданы в рамках потребности. Счетчик отражается, если в поле Причина указано Оснащение оборудованием. Обратите внимание, что активы, в записях которых установлены флажки ЗИП или Партия, не учитываются, так как они не подлежат выдачи пользователям.

Регистрация и обработка Потребности в активах

---

1. Перейдите в ITAM → Закупки → Потребности в активах.
2. Нажмите Создать в верхнем левом углу.
3. Заполните необходимые поля и нажмите Сохранить. Статус записи сменится на Зарегистрировано. В этом и следующем статусе вы можете добавить связанные строки потребности, нажав Создать строку.

внимание

Убедитесь, что информация в полях ЦФО, Фискальный период и Склад верна. После того, как задача будет взята в работу, эти поля станут доступны только для чтения.

4. Приступите к работе над потребностью, нажав соответствующую кнопку в правом верхнем углу. Добавьте связанные строки потребности, нажав Создать строку в правом верхнем углу, или отредактируйте их список, нажав Отменить выбранные строки над областью связанных списков. Далее эти действия станут недоступными.
5. Проверьте форму потребности и всех строк потребности. В случае, если в потребности имеются строки, для номенклатуры которых требуется обязательное согласование, или для которых номенклатура не указана (записи строк потребности, в которых установлен флажок Нестандартная модель), потребность будет необходимо согласовать. Для этого нажмите На согласование. Статус Согласование будет установлен для потребности и для связанных строк потребности.
   Если для потребности согласование не требуется, перейдите к шагу 9.

к сведению

После того, как статус потребности изменится на Согласование, поля связанных записей строк потребностей станут доступны только для чтения.

6. После успешного согласования запись потребности перейдет в статус Согласовано. Формы связанных строк потребностей перейдут в статус Подготовка к поставке, а поля останутся доступны только для чтения.

   • В случае отказа одного или всех согласующих, запись потребности вернется в статус В работе. Строки потребности при этом перейдут в статус Отказано. Вы можете внести необходимые изменения и отправить потребность на повторное согласование.
   к сведению

   Вы можете отменить Потребность в статусе Согласование, но отдельную Строку потребности в этот момент отменить нельзя.

7. Перейдите в записи строк потребности в статусе Подготовка к поставке, в которых установлен флажок Нестандартная модель. В них укажите номенклатуру запрашиваемых активов в соответствующем поле и укажите количество активов для резерва в виджете резервирования.

8. В связанном списке Строки потребности убедитесь, что в колонке Требуется действие для всех записей указано Нет.

   • Если есть предупреждение, например, Укажите номенклатуру, то откройте запись строки и выполните соответствующее действие.

9. Нажмите Перевести в поставку. Статус строк потребности изменится на Ожидание поставки. В случае, если все зарезервированные по строке потребности активы находятся на складе потребности, статус строки потребности изменится на "Активы на складе".

10. (опционально) Если зарезервированные активы находятся на разных складах компании, инициируйте их перемещение на выбранный склад. Для этого нажмите Переместить активы в правом верхнем углу. В системе будут созданы задачи смены склада на Склад, указанный в потребности.

    • Если вы не хотите перемещать все активы сразу, вы можете отменить созданные задачи смены склада. Вы можете перейти на запись каждой из них через связанный список Задачи. Кнопка Переместить активы становится доступной после перехода потребности в статус Ожидание поставки и до того момента, пока все активы не будут доставлены на выбранный склад потребности.

11. (опционально) Если причиной потребности является Оснащение оборудованием, вы можете выдать активы, находящиеся на выбранном складе потребности, в записи которых сняты флажки ЗИП и Партия до завершения работы над потребностью. Для это нажмите Выдать активы в правом верхнем углу. В системе будет создана задача выдачи для пользователя, указанного Заявителем потребности.

    • Если вы не хотите выдавать некоторые активы, вы можете удалить их из созданной задачи выдачи. Вы можете создавать задачи выдачи несколько раз по мере поступления зарезервированных активов на выбранный склад. Кнопка Выдать активы становится доступной после перехода потребности в статус Ожидание поставки и до того момента, пока все активы (не ЗИП или Партия) не будут выданы заявителю.

12. Как только все активы будут доставлены на указанный склад и выданы (если по потребности требуется выдача), вы сможете завершить работу над потребностью, нажав кнопку Завершить.

После завершения работы над потребностью связь зарезервированных активов со строкой потребности удаляется. На форме активов исчезает поле Строка потребности, также появляется соответствующая запись в Ленте активности на форме актива и потребности.

Досрочное завершение работы по потребности

Досрочное завершение доступно для потребности даже если имеются зарезервированные активы со складом, отличным от склада потребности, или имеются активы, доступные для выдачи (если выдача предусмотрена причиной потребности). В этом случае при завершении требуется указать комментарий.

Кнопка Завершить становится доступной при выполнении следующих общих условий:

• запись потребности согласована, если это было необходимо.
• отсутствуют активные связанные задачи выдачи или смены склада.

Ниже описана логика завершения потребности в зависимости от указанной причины:

Пополнение складских запасов

Оснащение оборудованием

Запрошенные активы либо частично, либо полностью отсутствуют на складе назначения

Только часть активов выдана заявителю, оставшиеся активы находятся на другом складе или еще не закуплены. Ни один актив не выдан. В этом случае активы могут находиться как на складе назначения, так и на других складах. Часть из них также может быть еще не закупленной. Досрочное завершение работы возможно только при отсутствии активных задач, то есть все связанные задачи должны быть в статусе Завершено или Отменено.

В результате досрочного завершения работы над потребностью:

• признак Зарезервирован для потребности снимается со всех зарезервированных для этой потребности активов.
• все невыданные и недоставленные активы остаются на текущем складе, который указан в активе.
• статус активов из В резерве для задачи меняется на Доступно к выдаче.
• связь потребности и активов, которые не были доставлены на склад назначения или не выданы, удаляется. Записи этих активов удаляются из связанного списка потребности. Записи выданных активов сохраняются в соответствующем связанном списке.

Смена склада

---

Если для потребности зарезервированы активы на разных складах, то после согласования вы сможете создать задачу смены склада, чтобы переместить эти активы на выбранный в потребности склад.

В задачу смены склада будут включены все активы, значение склада которых отличается от склада потребности. При необходимости, вы можете удалить активы из задачи смены склада, и инициировать для них новую задачу позднее.

После того, как задача смены склада создана и находится в статусе Зарегистрирована, ответственный сотрудник должен отправить задачу на согласование. После этого задачу необходимо взять в работу и завершить ее.

примечание

В задачи смены склада, созданные из потребности, добавляются только активы, зарезервированные для данной потребности. Добавление дополнительных активов невозможно.

Система добавит зарезервированные активы, расположенные на складе, отличающемся от склада потребности, в задачу смены склада. В случае, если в рамках потребности зарезервированы активы на нескольких складах, отличных от склада потребности, для активов каждого склада будет создана отдельная задача.

Кнопка Переместить активы будет доступна до тех пор, пока на других складах имеются зарезервированные для этой потребности активы.

Выдача активов

---

До завершения работы над потребностью вы можете выдать зарезервированные активы, создав соответствующую задачу с формы потребности. В текущей версии приложения выдача доступна для активов, которые не являются ЗИП или партиями.

Вы можете выдать активы, если:

• на форме потребности в поле Причина выбрано Оснащение оборудованием.
• на указанном в потребности Складе есть зарезервированные для потребности активы.
• в записях активов, которые необходимо выдать, сняты флажки ЗИП и Партия.

После нажатия на Выдать активы в системе будет создана задача выдачи, в которую будут включены все активы, соответствующие вышеперечисленным условиям. При необходимости вы сможете исключить активы из задачи, чтобы выдать их позже или оставить на складе.

Вы можете создавать задачи выдачи по мере поступления активов на склад или одну задачу, когда все активы будут доставлены.

примечание

В задачи выдачи, созданные из потребности, невозможно добавить дополнительные активы или расходы партий.

Кнопка Выдать активы доступна до тех пор, пока в связанном списке Активы имеются активы, соответствующие вышеперечисленным условиям.

После завершения задачи выдачи:

• записи активов переносятся из связанного списка Активы в Выданные активы.
• лейбл Зарезервировано для потребности снимается с формы актива.
• актив переходит в статус Используется.