Инвентаризация активов
В инвентаризации участвуют активы, которые находятся на складе (в системе на этапе Хранение) и активы, которые выданы сотрудникам (в системе на этапе Использование). Для инвентаризации вы можете использовать камеру мобильного телефона, чтобы отсканировать штрихкоды активов. Если мобильного устройства нет, внесите инвентарные номера учтенных активов в XLSX-файл и загрузите его в виджет инвентаризации. Вы можете сделать это вручную или с помощью программ сканирования, которые генерируют список отсканированных номеров.
Доступно для ролей:
- Чтение – itam_agent.
- Создание – itam_operation_specialist, itam_process_manager.
- Редактирование – itam_operation_specialist, itam_process_manager.
Взять задачу в работу может только пользователь с ролью itam_operation_specialist.
Управление задачей
Все статусы задачи меняются при помощи UI-действий, расположенных в верхнем правом углу формы актива и на форме виджета Инвентаризация. Первое сохранение задачи переводит ее в статус Зарегистрировано.
| UI-действие | Описание |
|---|---|
| Взять в работу | Кнопка доступна только назначенному на задачу пользователю или членам назначенной группы. После нажатия на кнопку задача переводится в статус В работе, а в поле Кому назначено подставляется имя текущего пользователя. |
| Добавить активы | Кнопка доступна назначенному на задачу пользователю и вызывает модальное окно добавления доступных активов в задачу. Чтобы добавить необходимые активы в задачу, отметьте их флажками и нажмите Добавить выбранные. Кнопка доступна до загрузки первого файла в виджет инвентаризации и после нажатия Начать заново в этом же виджете. |
| Удалить | Кнопка доступна до загрузки первого файла в виджет инвентаризации и после нажатия Начать заново в этом же виджете. Кнопка располагается в правом верхнем углу связанного списка Активы. |
| Отменить задачу | Кнопка располагается в бургер-меню . Нажмите на кнопку, чтобы вызвать модальное окно, в котором необходимо указать причину отмены и подтвердить отмену. Задача при этом перейдет в статус Завершено с кодом закрытия Отменено, а добавленные в нее активы будут удалены. |
| Завершить | Кнопка доступна назначенному на задачу пользователю. Нажмите на кнопку, чтобы вызвать модальное окно, в котором будет необходимо проверить или добавить документ о проведении инвентаризации. Нажмите Завершить в модальном окне, чтобы перевести задачу в статус Завершено. |
| Скачать ведомость инвентаризации | Кнопка расположена на форме виджета Импорт списка активов и появляется после загрузки списка активов, которые были учтены в ходе инвентаризации. Нажмите на кнопку, чтобы скачать ведомость результатов инвентаризации в формате PDF. |
Поля формы Инвентаризация
| Поле | Обязательное | Описание |
|---|---|---|
| Тема | Да | Создается автоматически при создании новой задачи. Заполненное поле появляется после первого сохранения записи. Тему можно редактировать. |
| Склад | Да | Укажите склад, на котором будет произведена инвентаризация. |
| Расположение | Да | Адрес выбранного склада. Поле заполняется автоматически. |
| Причина | Да | Выберите причину инвентаризации. Доступные опции:
|
| Инвентаризационная комиссия | Да | Выберите пользователей, которые входят в инвентаризационную комиссию текущей задачи. |
| Приоритет | Нет | Выберите приоритет задачи. Доступные значения:
|
| Документы о проведении инвентаризации | Да/Нет | Выберите ведомость результатов проведенной инвентаризации. Выбрать можно только документ, у которого Тип = Акт, Подтип = Акт инвентаризации. |
| Кому назначено | Да/Нет | Выберите пользователя, который будет назначен на задачу. В статусе Зарегистрировано поле можно оставить пустым, если заполнено поле Назначено на группу, и наоборот. Взять задачу в работу может только пользователь, указанный в поле, или член назначенной группы. После нажатия на кнопку Взять в работу поле заполняется именем текущего пользователя. |
| Назначено на группу | Да/Нет | Выберите группу, которая будет назначена на задачу. Если группа выбрана в статусе задачи Зарегистрировано, поле Кому назначено становится необязательным и в последующих статусах. |
| Рабочие заметки | Нет | Поле обязательно к заполнению, если в поле Причина выбрано Иное. |
Связанные списки
- Активы к инвентаризации – активы, которые подлежат инвентаризации в рамках текущей задачи. Вы можете добавить или удалить необходимые активы из списка до первой загрузки файла в виджет Инвентаризации или когда в связанном списке История инвентаризации все записи находятся в статусе Отменено.
- Ведомость инвентаризации – сличительный список результатов проведенной инвентаризации. Список отражает расхождения между загруженным списком активов и информацией об активах в системе.
- История инвентаризации – списки активов, которые были загружены в рамках текущей задачи через виджет Импорт списка активов.
Создание задачи
Вы можете провести инвентаризацию активов, которые имеют следующие атрибуты:
- Актив не является дочерним.
- Этап – Хранение или Использование.
- Статус – Доступен к выдаче или Используется.
- Находятся на том же Складе, что и активы, которые подлежат инвентаризации.
-
Создайте задачу. Для этого есть два способа:
Способ Шаги Форма Склада - Перейдите в ITAM → AMDB → Склады.
- Откройте запись необходимого склада.
- Нажмите Создать задачу.
- В открывшемся окне выберите в выпадающем списке Инвентаризация и нажмите Создать задачу.
Таблица Инвентаризация активов (itam_inventory) - Перейдите в ITAM → Задачи → Инвентаризация.
- На форме открывшейся страницы нажмите Создать.
-
Заполните все обязательные поля формы и нажмите Сохранить.
-
Нажмите Добавить активы в правом верхнем углу.
-
Выберите активы, для которых необходимо произвести инвентаризацию, и нажмите Добавить выбранные. Далее эти активы будут отображены в связанном списке Активы к инвентаризации.
примечаниеЧтобы добавить в задачу актив, являющийся дочерним, удалите его связь с родительским активом. Действие доступно пользователям с ролью itam_admin и admin. Читайте подробнее об иерархии активов в статье Актив.
Выполнение задачи
- После указания списка активов к инвентаризации, нажмите кнопку Взять в работу. Задача перейдет в статус В работе. В этом статусе невозможно изменить склад инвентаризации, но можно добавлять и удалять активы.
- Сравните инвентарные номера, которые были выявлены в ходе инвентаризации, с теми, которые находятся в системе. Для этого есть три способа:
- Сканирование штрихкодов камерой мобильного устройства
- Сравнение с инвентарными номерами из XLSX-файла
- Сравнение с инвентарными номерами из внешнего приложения
Сканирование штрихкодов камерой мобильного устройства
Рекомендуем проводить сканирование в вертикальной ориентации мобильного устройства.
-
Откройте запись задачи инвентаризации в браузере на мобильном устройстве.
-
В виджете инвентаризации активируйте переключатель Автоматическая и нажмите Открыть камеру.
-
Наведите камеру на штрихкод актива. Если для инвентарного номера имеется соответствующий актив в системе, то запись о нем сохранится в виджете.
- При сканировании инвентарного номера, соответствующего активу-партии, откроется окно для указания количества единиц в партии.
- В случае невозможности отсканировать штрихкод камерой вы можете ввести его вручную, нажав на кнопку .
- Если для отсканированного инвентарного номера в системе не найдена запись актива, на форме будет отображено соответствующее сообщение. Запись об этом инвентарном номере будет добавлена в ведомость инвентаризации как новая.
-
(опционально) Нажмите , чтобы перейти к списку активов и проверить данные.
-
Нажмите , чтобы выйти из режима сканирования и вернуться на форму инвентаризации. Список отсканированных активов будет сохранен, чтобы вы могли продолжить инвентаризацию позднее. В виджете будет отображен прогресс сканирования.
-
(опционально) Чтобы продолжить сканирование активов, повторите шаги 1-5.
Условия появления записи актива в ведомости инвентаризации:
| Запись актива в системе | В списке "К инвентаризации" | Запись актива в ведомости инвентаризации |
|---|---|---|
| Да | Да | Да |
| Да | Нет | Да |
| Нет | Нет | Да |
В окне сканирования в мобильном устройстве есть кнопки, которые вы можете использовать для удобства:
| UI-действие | Описание |
|---|---|
| Нажмите, чтобы включить фонарик для сканирования штрихкода при недостаточном освещении. | |
| Нажмите, чтобы выключить фонарик. | |
| Нажмите, чтобы ввести инвентарный номер вручную. | |
| Нажмите, чтобы перейти к списку отсканированных активов. | |
| Нажмите, чтобы вернуться на форму задачи инвентаризации. |
Сравнение с инвентарными номерами из XLSX-файла
Чтобы избежать ошибок при загрузке активов, настоятельно рекомендуем использовать шаблон, который можно скачать на форме виджета.
-
Загрузите в виджет Инвентаризация таблицу в формате XLSX, содержащую инвентарные номера активов, которые были учтены в ходе инвентаризации. Для активов, которые являются партиями, также укажите имеющееся количество.
-
Нажмите Сравнить.
-
Обновите страницу, чтобы увидеть результаты инвентаризации в связанном списке Ведомость инвентаризации. Все расхождения будут отмечены оранжевым цветом. В колонке Результат отразится информация о новых, найденных и не найденных активах, а также о записях активов, в которых обнаружены расхождения. После обновления страницы станет доступна кнопка завершения задачи – Завершить.
примечаниеСпособ формирования списка активов не имеет значения, например, его можно создать вручную. Однако файл, загружаемый в систему, должен соответствовать следующим требованиям:
- Первая строка таблицы содержит названия колонок или остается пустой.
- В первой колонке указаны инвентарные номера учтенных активов.
- Во второй колонке указано количество активов в партии, если инвентарный номер принадлежит активу, у которого установлен флажок Партия.
- Если у актива не установлен флажок Партия, оставьте вторую колонку пустой.
Если загруженный XLSX-файл не отвечает требованиям, в виджете отобразится информация об ошибке. Исправьте документ и загрузите файл повторно. Количество повторных загрузок не ограниченно. Все загруженные файлы хранятся в связанном списке История инвентаризации.
-
Чтобы заменить файл инвентаризации и провести повторное сравнение, нажмите Начать заново и загрузите новый файл.
примечаниеПосле нажатия Начать заново, все ранее загруженные в виджет инвентаризации записи списков активов переходят в статус Отменено. Эти записи вы можете просмотреть в связанном списке История инвентаризации. Вы можете удалить или добавить активы к инвентаризации до загрузки нового файла с активами в виджет инвентаризации.
Сравнение с инвентарными номерами из внешнего приложения
-
В виджете Инвентаризация включите опцию Сканировать активы. Начните передачу инвентарных номеров активов от внешнего приложения, например, посредством сканирования. Для активов-партий необходимо указывать количество единиц.
-
(опционально) Вы можете прервать передачу данных об активах и запустить процесс сначала. Для этого нажмите Начать заново.
примечаниеПосле нажатия Начать заново, все ранее загруженные в виджет инвентаризации записи списков активов переходят в статус Отменено. Эти записи вы можете просмотреть в связанном списке История инвентаризации. Вы можете удалить или добавить активы к инвентаризации до загрузки нового файла с активами в виджет инвентаризации.
-
Передача данных остается доступной после обработки всего количества активов, которые были запланированы к инвентаризации.
-
Чтобы завершить передачу инвентарных номеров, нажмите Завершить. Это действие доступно в любой момент после начала процесса.
-
Обновите страницу, чтобы увидеть результаты инвентаризации в связанном списке Ведомость инвентаризации. Все расхождения будут отмечены оранжевым цветом. В колонке Результат отразится информация о новых, найденных и не найденных активах, а также записях активов, в которых обнаружены расхождения.
Данные об инвентарных номерах активов и количестве активов-партий приходят из конечной точки, которая получает информацию, к примеру, в ходе сканирования активов с помощью внешнего приложения. Конечная точка поставляется настроенной из коробки.
Требуемая роль: itam_endpoint_user.
Адрес для взаимодействия с конечной точкой:
https://ваш_экземпляр.ru/v1/api/itam_itam/automated_inventory/v1/inventory Коды ответов конечной точки
Код ответа Ответ Описание 200 The asset has been successfully scanned Запрос отправлен корректно. Актив занесен в ведомость инвентаризации. 403 Invalid role Пользователь не имеет роли itam_endpoint_user. 404 The inventory task not found Запрос содержит номер задачи инвентаризации, который не существует. 406 Inventory number is empty Поле с инвентарным номером пустое или содержит только пробелы. 406 The asset has already been scanned Инвентарный номер актива отправлен повторно. Повторное сканирование актива не было занесено в ведомость инвентаризации. 422 The inventory history has been uploaded Запрос содержит номер задачи инвентаризации, которая еще находится в работе, но уже полностью обработана виджетом. При необходимости, вы можете начать инвентаризацию заново и повторно отсканировать активы.
Завершение задачи
- Нажмите Скачать ведомость в виджете Инвентаризация, чтобы скачать ведомость проведенной инвентаризации в формате PDF.
- (опционально) Повторите шаги 3–6, если необходимо что-то исправить.
- Добавьте в поле Документы о проведении инвентаризации скачанную на шаге 7 ведомость, предварительно добавив ее в запись таблицы Документы (itam_documents).
- Чтобы завершить задачу, нажмите Завершить в правом верхнем углу страницы. Если вы пропустили шаг 9, то добавьте ведомость результатов инвентаризации в открывшемся окне в поле Документы о проведении инвентаризации.
Если актив был не найден в ходе инвентаризации, то при завершении задачи на форме записи данного актива произойдут следующие изменения:
-
отмечен признак Не найден.
-
в Рабочих заметках появится сообщение с номером задачи инвентаризации, в рамках которой актив был не найден.
-
меняется статус актива, и, в некоторых случаях, этап, из которого можно создать задачу на списание и утилизацию:
Этап до Этап и статус после Хранение, Ремонт, Модернизация, Перемещение Хранение, Ожидание списания Использование Использование, Подготовка к выводу из эксплуатации
Если актив, который ранее имел признак Не найден, был обнаружен в ходе инвентаризации, то этот признак снимается, а в рабочих заметках остается запись о том, что актив был найден в ходе инвентаризации.