Инвентаризация активов
В инвентаризации участвуют активы, которые находятся на складе (в системе на этапе Хранение) и активы, которые выданы сотрудникам (в системе на этапе Использование).
Доступно для ролей:
- Чтение – itam_agent.
- Создание – itam_operation_specialist, itam_process_manager.
- Обновление – itam_operation_specialist, itam_process_manager.
Взять задачу в работу может только пользователь с ролью itam_operation_specialist.
Управление задачей
Все статусы задачи меняются при помощи UI-действий, расположенных в верхнем правом углу формы актива и на форме виджета Инвентаризация. Первое сохранение задачи переводит ее в статус Зарегистрировано.
| UI-действие | Описание |
|---|---|
| Взять в работу | Кнопка доступна только назначенному на задачу пользователю или членам назначенной группы. После нажатия на кнопку задача переводится в статус В работе, а в поле Кому назначено подставляется имя текущего пользователя. |
| Добавить активы | Кнопка доступна назначенному на задачу пользователю и вызывает модальное окно добавления доступных активов в задачу. Чтобы добавить необходимые активы в задачу, отметьте их флажками и нажмите Добавить выбранные. Кнопка доступна до загрузки первого файла в виджет инвентаризации и после нажатия Начать заново в этом же виджете. |
| Удалить выбранные активы | Кнопка доступна до загрузки первого файла в виджет инвентаризации и после нажатия Начать заново в этом же виджете. Кнопка располагается над областью связанных списков. |
| Отменить задачу | Кнопка располагается в бургер-меню . Нажмите на кнопку, чтобы вызвать модальное окно, в котором необходимо указать причину отмены и подтвердить отмену. Задача при этом перейдет в статус Завершено с кодом закрытия Отменено, а добавленные в нее активы будут удалены. |
| Завершить | Кнопка доступна назначенному на задачу пользователю. Нажмите н а кнопку, чтобы вызвать модальное окно, в котором будет необходимо проверить или добавить документ о проведении инвентаризации. Нажмите Завершить в модальном окне, чтобы перевести задачу в статус Завершено. |
| Скачать ведомость инвентаризации | Кнопка расположена на форме виджета Импорт списка активов и появляется после загрузки списка активов, которые были учтены в ходе инвентаризации. Нажмите на кнопку, чтобы скачать ведомость результатов инвентаризации в формате PDF. |
Поля формы Инвентаризация
| Поле | Обязательное | Описание |
|---|---|---|
| Тема | Да | Создается автоматически при создании новой задачи. Заполненное поле появляется после первого сохранения записи. Тему можно редактировать. |
| Склад | Да | Укажите склад, на котором будет произведена инвентаризация. |
| Расположение | Да | Адрес выбранного склада. Поле заполняется автоматически. |
| Причина | Да | Выберите причину инвентаризации. Доступные опции:
|
| Инвентаризационная комиссия | Да | Выберите пользователей, которые входят в инвентаризационную комиссию текущей задачи. |
| Приоритет | Нет | Выберите приоритет задачи. Доступные значения:
|
| Документы о проведении инвентаризации | Да/Нет | Выберите ведомость результатов проведенной инвентаризации. Выбрать можно только документ, у которого Тип = Акт, Подтип = Акт инвентаризации. |
| Кому назначено | Да/Нет | Выберите пользователя, который будет назначен на задачу. В статусе Зарегистрировано поле можно оставить пустым, если заполнено поле Назначено на группу, и наоборот. Взять задачу в работу может только пользователь, указанный в поле, или член назначенной группы. После нажатия на кнопку Взять в работу поле заполняется именем тек ущего пользователя. |
| Назначено на группу | Да/Нет | Выберите группу, которая будет назначена на задачу. Если группа выбрана в статусе задачи Зарегистрировано, поле Кому назначено становится необязательным и в последующих статусах. |
| Рабочие заметки | Нет | Поле обязательно к заполнению, если в поле Причина выбрано Иное. |
Связанные списки
Активы к инвентаризации – активы, которые подлежат инвентаризации в рамках текущей задачи.
Вы можете добавить или удалить необходимые активы из списка до первой загрузки файла в виджет Инвентаризации или когда в связанном списке История инвентаризации все записи находятся в статусе Отменено.
Ведомость инвентаризации – сличительный список результатов проведенной инвентаризации. Список отражает расхождения между загруженным списком активов и информацией об активах в системе.
История инвентаризации – списки активов, которые были загружены в рамках текущей задачи через виджет Импорт списка активов.
Создание задачи
Вы можете провести инвентаризацию активов, которые имеют следующие атрибуты:
- Этап – Хранение или Использование.
- Статус – Доступен к выдаче или Используется.
- Находятся на том же Складе, что и активы, которые подлежат инвентаризации.
-
Создайте задачу. Для этого есть два способа:
Способ Шаги Форма Склада - Перейдите в ITAM → AMDB → Склады.
- Откройте запись необходимого склада.
- Нажмите Создать задачу.
- В открывшемся окне выберите в выпадающем списке Инвентаризация и нажмите Создать задачу.
Таблица Инвентаризация активов (itam_inventory) - Перейдите в ITAM → Задачи → Инвентаризация.
- На форме открывшейся страницы нажмите Создать.
-
Заполните все обязательные поля формы и нажмите Сохранить.
-
Нажмите Добавить активы в правом верхнем углу.
-
Выберите активы, для которых необходимо произвести инвентаризацию, и нажмите Добавить выбранные. Далее эти активы будут отображены в связанном списке Активы к инвентаризации.
Выполнение задачи
- После указания всех активов, участвующих в инвентаризации, нажмите кнопку Взять в работу. Задача перейдет в статус В работе. В этом статусе невозможно изменить склад инвентаризации, но можно добавлять и удалять активы.
- Сравните активы, которые были учтены в ходе инвентаризации, с теми, которые находятся в системе. Для этого есть два способа, которые описаны ниже.
Сравнение с инвентарными номерами из XLSX-файла
Чтобы избежать ошибок при загрузке активов, настоятельно рекомендуем использовать шаблон, который можно скачать на форме виджета.
-
Загрузите в виджет Инвентаризация таблицу в формате XLSX, содержащую инвентарные номера активов, которые были учтены в ходе инвентаризации. Для активов, которые являются партиями, также укажите имеющееся количество.
-
Нажмите Сравнить.
-
Обновите страницу, чтобы увидеть результаты инвентаризации в связанном списке Ведомость инвентаризации. Все расхождения будут отмечены оранжевым цветом. В колонке Результат отразится информация о новых, найденных и не найденных активах, а также о записях активов, в которых обнаружены расхождения. После обновления страницы станет доступна кнопка завершения задачи – Завершить.
Способ формирования списка активов не имеет значения, например, его можно создать вручную. Однако файл, загружаемый в систему, должен соответствовать следующим требованиям:
- Первая строка таблицы содержит названия колонок или остается пустой.
- В первой колонке указаны инвентарные номера учтенных активов.
- Во второй колонке указано количество активов в партии, если инвентарный номер принадлежит активу, у которого установлен флажок Партия.
- Если у актива не установлен флажок Партия, оставьте вторую колонку пустой.
Если загруженный XLSX-файл не отвечает требованиям, в виджете отобразится информация об ошибке. Исправьте документ и загрузите файл повторно. Количество повторных загрузок не ограниченно. Все загруженные файлы хранятся в связанном списке История инвентаризации.
- Чтобы заменить файл инвентаризации и провести повторное сравнение, нажмите Начать заново и загрузите новый файл.
После нажатия Начать заново, все ранее загруженные в виджет инвентаризации записи списков активов переходят в статус Отменено. Эти записи вы можете просмотреть в связанном списке История инвентаризации. Вы можете удалить или добавить активы к инвентаризации до загрузки нового файла с активами в виджет инвентаризации.
Сравнение с инвентарными номерами из внешнего приложения
-
В виджете Инвентаризация включите опцию Сканировать активы. Начните передачу инвентарных номеров активов от внешнего приложения, например, посредством сканирования. Для активов-партий необходимо указывать количество единиц.
-
(опционально) Вы можете прервать передачу данных об активах и запустить процесс сначала. Для этого нажмите Начать заново.
После нажатия Начать заново, все ранее загруженные в виджет инвентаризации записи списков активов переходят в статус Отменено. Эти записи вы можете просмотреть в связанном списке История инвентаризации. Вы можете удалить или добавить активы к инвентаризации до загрузки нового файла с активами в виджет инвентаризации.
-
Передача данных остается доступной после обработки всего количества активов, которые были запланированы к инвентаризации.
-
Чтобы завершить передачу инвентарных номеров, нажмите Завершить. Это действие доступно в любой момент после начала процесса.
-
Обновите страницу, чтобы увидеть результаты инвентаризации в связанном списке Ведомость инвентаризации. Все расхождения будут отмечены оранжевым цветом. В колонке Результат отразится информация о новых, найденных и не найденных активах, а также записях активов, в которых обнаружены расхождения.
Данные об инвентарных номерах активов и количестве активов-партий приходят из конечной точки, которая получает информацию, к примеру, в ходе сканирования активов с помощью внешнего приложения. Конечная точка поставляется настроенной из коробки.
Требуемая роль: itam_endpoint_user.
Адрес для взаимодействия с конечной точкой:
https://ваш_экземпляр.ru/v1/api/itam_itam/automated_inventory/v1/inventory.
Коды ответов конечной точки
| Код ответа | Ответ | Описание |
|---|---|---|
| 200 | The asset has been successfully scanned | Запрос отправлен корректно. |
| 403 | Invalid role | Пользователь не имеет роли itam_endpoint_user. |
| 404 | The inventory task not found | Запрос содержит номер задачи инвентаризации, который не существует. |
| 406 | Inventory number is empty | Поле с инвентарным номером пустое или содержит только пробелы. |
| 406 | The asset has already been scanned | Инвентарный номер актива отправлен повторно и ведомость не будет создана. |
| 422 | The inventory history has been uploaded | Запрос содержит номер задачи инвентаризации, которая еще находится в работе, но уже полностью обработана виджетом. При необходимости, вы можете начать инвентаризацию заново и повторно отсканировать активы. |
Завершение задачи
- Нажмите Скачать ведомость в виджете Инвентаризация, чтобы скачать ведомость проведенной инвентаризации в формате PDF.
- (опционально) Повторите шаги 3–6, если необходимо что-то исправить.
- Добавьте в поле Документы о проведении инвентаризации скачанную на шаге 7 ведомость, предварительно добавив ее в запись таблицы Документы (itam_documets).
- Чтобы завершить задачу, нажмите Завершить в правом верхнем углу страницы. Если вы пропустили шаг 9, то добавьте ведомость результатов инвентаризации в открывшемся окне в поле Документы о проведении инвентаризации.
Если актив был не найден в ходе инвентаризации, то при завершении задачи на форме записи данного актива произойдут следующие изменения:
- отмечен признак Не найден.
- в Рабочих заметках появится сообщение с номером задачи инвентаризации, в рамках которой актив был не найден.
- меняется статус актива, и, в некоторых случаях, этап, из которого можно создать задачу на списание и утилизацию:
| Этап до | Этап и статус после |
|---|---|
| Хранение, Ремонт, Модернизация, Перемещение | Хранение, Ожидание списания |
| Использование | Использование, Подготовка к выводу из эксплуатации |
Если актив, который ранее имел признак Не найден, был обнаружен в ходе инвентаризации, то этот признак снимается, а в рабочих заметках остается запись о том, что актив был найден в ходе инвентаризации.