Перейти к основному содержимому
Версия: 1.2.5

Инвентаризация активов

В инвентаризации участвуют активы, которые находятся на складе (в системе на этапе Хранение) и активы, которые выданы сотрудникам (в системе на этапе Использование).

подсказка

Доступно для ролей:

  • Чтение – itam_agent.
  • Создание – itam_operation_specialist, itam_process_manager.
  • Обновление – itam_operation_specialist, itam_process_manager.
    Взять задачу в работу может только пользователь с ролью itam_operation_specialist.

Управление задачей

Все статусы задачи меняются при помощи UI-действий, расположенных в верхнем правом углу формы актива и на форме виджета Инвентаризация. Первое сохранение задачи переводит ее в статус Зарегистрировано.

UI-действиеОписание
Взять в работуКнопка доступна только назначенному на задачу пользователю или членам назначенной группы. После нажатия на кнопку задача переводится в статус В работе, а в поле Кому назначено подставляется имя текущего пользователя.
Добавить активыКнопка доступна назначенному на задачу пользователю и вызывает модальное окно для добавления доступных активов в задачу. Чтобы добавить необходимые активы в задачу, отметьте их флажками и нажмите Добавить выбранные.
Отменить задачуКнопка располагается в бургер-меню . Нажмите на кнопку, чтобы вызвать модальное окно, в котором необходимо указать причину отмены и подтвердить отмену. Задача при этом перейдет в статус Завершено с кодом закрытия Отменено, а добавленные в нее активы будут удалены.
ЗавершитьКнопка доступна назначенному на задачу пользователю. Нажмите на кнопку, чтобы вызвать модальное окно, в котором будет необходимо проверить или добавить документ о проведении инвентаризации. Нажмите Завершить в модальном окне, чтобы перевести задачу в статус Завершено.
Скачать ведомость инвентаризацииКнопка расположена на форме виджета Импорт списка активов и появляется после загрузки списка активов, которые были учтены в ходе инвентаризации. Нажмите на кнопку, чтобы скачать ведомость результатов инвентаризации в формате PDF.

Поля формы Инвентаризация

ПолеОбязательноеОписание
ТемаДаСоздается автоматически при создании новой задачи. Заполненное поле появляется после первого сохранения записи. Тему можно редактировать.
СкладДаУкажите склад, на котором будет произведена инвентаризация.
РасположениеДаАдрес выбранного склада. Поле заполняется автоматически.
ПричинаДаВыберите причину инвентаризации. Доступные опции:
  • Плановая
  • Внеплановая
  • Смена МОЛ
  • Иное – укажите причину в поле Рабочие заметки.
Инвентаризационная комиссияДаВыберите пользователей, которые входят в инвентаризационную комиссию текущей задачи.
ПриоритетНетВыберите приоритет задачи. Доступные значения:
  • Низкий
  • Средний
  • Высокий
  • Критичный
Документы о проведении инвентаризацииДа/НетВыберите ведомость результатов проведенной инвентаризации. Выбрать можно только документ, у которого Тип = Акт, Подтип = Акт инвентаризации.
Кому назначеноДа/НетВыберите пользователя, который будет назначен на задачу. В статусе Зарегистрировано поле можно оставить пустым, если заполнено поле Назначено на группу, и наоборот. Взять задачу в работу может только пользователь, указанный в поле, или член назначенной группы. После нажатия на кнопку Взять в работу поле заполняется именем текущего пользователя.
Назначено на группуДа/НетВыберите группу, которая будет назначена на задачу. Если группа выбрана в статусе задачи Зарегистрировано, поле Кому назначено становится необязательным и в последующих статусах.
Рабочие заметкиНетПоле обязательно к заполнению, если в поле Причина выбрано Иное.

Связанные списки

Активы к инвентаризации – активы, которые подлежат инвентаризации в рамках текущей задачи. Вы можете удалить необходимые активы, которые подлежат инвентаризации, из списка. Для этого отметьте нужные флажком и нажмите Удалить выбранные активы слева над областью связанных списков.Чтобы добавить больше активов, нажмите Добавить активы в верхнем правом углу формы.

Ведомость инвентаризации – сличительный список результатов проведенной инвентаризации. Список отражает расхождения между загруженным списком активов и информацией об активах в системе.

История инвентаризации – списки активов, которые были загружены в рамках текущей задачи через виджет Импорт списка активов.

Создание задачи

подсказка

Вы можете провести инвентаризацию активов, которые имеют следующие атрибуты:

  • ЭтапХранение или Использование.
  • СтатусДоступен к выдаче или Используется.
  • Находятся на том же Складe, что и активы, которые подлежат инвентаризации.
  1. Создайте задачу. Для этого есть два способа:

    СпособШаги
    Форма Склада
    1. Перейдите в ITAM → AMDB → Склады.
    2. Откройте запись необходимого склада.
    3. Нажмите Создать задачу.
    4. В открывшемся окне выберите в выпадающем списке Инвентаризация и нажмите Создать задачу.
    Таблица Инвентаризация активов (itam_inventory)
    1. Перейдите в ITAM → Задачи → Инвентаризация.
    2. На форме открывшейся страницы нажмите Создать.
  2. Заполните все обязательные поля формы и нажмите Сохранить.

  3. Нажмите Добавить активы в правом верхнем углу.

  4. Выберите активы, для которых необходимо произвести инвентаризацию, и нажмите Добавить выбранные. Далее эти активы будут отображены в связанном списке Активы к инвентаризации.

Выполнение задачи

  1. После указания всех активов, участвующих в инвентаризации, нажмите кнопку Взять в работу. Задача перейдет в статус В работе. В этом статусе невозможно изменить склад инвентаризации, но можно добавлять и удалять активы.
  2. Сравните активы, которые были учтены в ходе инвентаризации, с теми, которые находятся в системе. Для этого есть два способа, которые описаны ниже.

Сравнение с инвентарными номерами из XLSX-файла


предупреждение

Чтобы избежать ошибок при загрузке активов, настоятельно рекомендуем использовать шаблон, который можно скачать на форме виджета.

a. Загрузите в виджет Инвентаризация таблицу в формате XLSX, содержащую инвентарные номера активов, которые были учтены в ходе инвентаризации. Для активов, которые являются партиями, также укажите имеющееся количество.

b. Нажмите Сравнить.

c. Обновите страницу, чтобы увидеть результаты инвентаризации в связанном списке Ведомость инвентаризации. Все расхождения будут отмечены оранжевым цветом. В колонке Результат отразится информация о новых, найденных и не найденных активах, а также записях активов, в которых обнаружены расхождения. После обновления страницы станет доступна кнопка завершения задачи – Завершить.

примечание

Способ формирования списка активов не имеет значения, например, его можно создать вручную. Однако файл, загружаемый в систему, должен соответствовать следующим требованиям:

  • Первая строка таблицы содержит названия колонок или остается пустой.
  • В первой колонке указаны инвентарные номера учтенных активов.
  • Во второй колонке указано количество активов в партии, если инвентарный номер принадлежит активу, у которого установлен флажок Партия.
  • Если у актива не установлен флажок Партия, оставьте вторую колонку пустой.

Если загруженный XLSX-файл не отвечает требованиям, в виджете отобразится информация об ошибке. Исправьте документ и загрузите файл повторно. Количество повторных загрузок не ограниченно. Все загруженные файлы хранятся в связанном списке История инвентаризации.

Сравнение с инвентарными номерами из внешнего приложения


a. В виджете Инвентаризация включите опцию Сканировать активы. Начните передачу инвентарных номеров активов от внешнего приложения, например, посредством сканирования. Для активов-партий необходимо указывать количество единиц.

b. Вы можете прервать передачу данных об активах и запустить процесс сначала. Для этого нажмите Начать заново.

c. Передача данных остается доступной после обработки всего количества активов, которые были запланированы к инвентаризации.

d. Чтобы завершить передачу инвентарных номеров, нажмите Завершить. Это действие доступно в любой момент после начала процесса.

e. Обновите страницу, чтобы увидеть результаты инвентаризации в связанном списке Ведомость инвентаризации. Все расхождения будут отмечены оранжевым цветом. В колонке Результат отразится информация о новых, найденных и не найденных активах, а также записях активов, в которых обнаружены расхождения.

подсказка

Данные об инвентарных номерах активов и количестве активов-партий приходят из конечной точки, которая получает информацию, к примеру, в ходе сканирования активов с помощью внешнего приложения. Конечная точка поставляется настроенной из коробки.

Требуемая роль: itam_endpoint_user.

Адрес для взаимодействия с конечной точкой:

https://ваш_экземпляр.ru/v1/api/itam_itam/automated_inventory/v1/inventory.

Коды ответов конечной точки
Код ответаОтветОписание
200The asset has been successfully scannedЗапрос отправлен корректно.
403Invalid roleПользователь не имеет роли itam_endpoint_user.
404The inventory task not foundЗапрос содержит номер задачи инвентаризации, который не существует.
406Inventory number is emptyПоле с инвентарным номером пустое или содержит только пробелы.
406The asset has already been scannedИнвентарный номер актива отправлен повторно и ведомость не будет создана.
422The inventory history has been uploadedЗапрос содержит номер задачи инвентаризации, которая еще находится в работе, но уже полностью обработана виджетом. При необходимости, вы можете начать инвентаризацию заново и повторно отсканировать активы.

Завершение задачи

  1. Нажмите Скачать ведомость в виджете Инвентаризация, чтобы скачать ведомость проведенной инвентаризации в формате PDF.
  2. (опционально) Повторите шаги 3–6, если необходимо что-то исправить.
  3. Добавьте в поле Документы о проведении инвентаризации скачанную на шаге 7 ведомость, предварительно добавив ее в запись таблицы Документы (itam_documets).
  4. Чтобы завершить задачу, нажмите Завершить в правом верхнем углу страницы. Если вы пропустили шаг 9, то добавьте ведомость результатов инвентаризации в открывшемся окне в поле Документы о проведении инвентаризации.
примечание

Если актив был не найден в ходе инвентаризации, то при завершении задачи на форме записи данного актива произойдут следующие изменения:

  • отмечен признак Не найден.
  • в Рабочих заметках появится сообщение с номером задачи инвентаризации, в рамках которой актив был не найден.
  • меняется статус актива, и, в некоторых случаях, этап, из которого можно создать задачу на списание и утилизацию:
Этап доЭтап и статус после
Хранение, Ремонт, Модернизация, ПеремещениеХранение, Ожидание списания
ИспользованиеИспользование, Подготовка к выводу из эксплуатации

Если актив, который ранее имел признак Не найден, был обнаружен в ходе инвентаризации, то этот признак снимается, а в рабочих заметках остается запись о том, что актив был найден в ходе инвентаризации.