Методы инвентаризации
Приложение ITAM поддерживает различные способы проведения инвентаризации. Выбор метода зависит от доступных технических средств и настроек системы:
- Использование сканера штрихкодов – учет проинвентаризованных активов ведется при помощи подключенного к компьютеру сканера штрихкодов. Список инвентаризации пополняется автоматически.
- Сканирование камерой мобильного устройства – сканирование штрихкодов активов осуществляется при помощи камеры мобильного устройства. Список инвентаризации пополняется автоматически.
- Загрузка XLSX-файла – загрузка списка инвентарных номеров активов, прошедших инвентаризацию, в виде заполненного вручную XLSX-файла.
- Интеграция с внешним приложением – источником данных о проверенных активах является стороннее приложение, связь с которым настроена через конечные точки. При выборе этого метода система так же, как и всегда, проводит сравнение текущих данных активов с полученными.
Не меняйте положение переключателя Сканировать активы до завершения сканирования, так как это приведет к сбросу прогресса и очистке списка отсканированных активов.
Использование сканера штрихкодов
Если у вас есть сканер штрихкодов, вы можете подключить его к компьютеру или мобильному устройству для проведения инвентаризации. Чтобы обеспечить корректную работу сканера, убедитесь, что в системном свойстве itam.barcode_scanner.separators указан разделитель, настроенный на сканере.
При работе со сканером вы будете видеть список отсканированных и добавленных вручную активов. Дублирование записей отсканированных активов в ведомости не предусмотрено, но при повторном сканировании актива-партии вы сможете исправить количество единиц в нем в появляющемся модальном окне. Также доступно встроенное редактирование количества на списке отсканированных активов.
Вы всегда можете закрыть страницу со списком отсканированных активов и вернуться к нему снова до тех пор, пока вы не нажмете Завершить или Начать заново в виджете Инвентаризация на форме задачи инвентаризации.
Сканирование могут выполнять одновременно несколько специалистов в рамках одной задачи.
При нажатии Завершить одним из них процесс сканирования будет завершен и для остальных сотрудников. Если к этому моменту они не успели отсканировать все активы, процесс придется начать заново.
Чтобы провести инвентаризацию при помощи сканера штрихкодов, выполните следующие действия:
-
В виджете Инвентаризация активируйте переключатель Сканировать активы.
-
Нажмите Использовать сканер, чтобы использовать подключенный сканер для инвентаризации и приступите к сканированию активов.
-
В открывшемся модальном окне Сканирование активов будут добавляться записи отсканированных активов.
- Если штрихкод находится в труднодоступном для сканера месте или частично стерся, вы можете добавить инвентарный номер вручную, нажав Добавить вручную (в мобильной версии кнопка ) на форме виджета.
- Чтобы вернуться на форму задачи, не завершая процесс сканирования, нажмите . Затем вы сможете вернуться к списку и продолжить работу со сканером.
-
Убедитесь, что все активы отсканированы и нажмите чтобы вернуться на форму задачи инвентаризации.
-
В виджете инвентаризации нажмите Завершить. После этого вы сможете сформировать ведомость.
предупреждениеЕсли сканирование в рамках задачи выполняли разные сотрудники, обязательно получите от них подтверждение (в свободной форме) окончания их работы.
Особенности сканирования
Если инвентарные номера содержат буквы латинского или русского алфавита, убедитесь, что язык раскладки клавиатуры на компьютере совпадает с языком символов в инвентарных номерах.
Если инвентарные номера содержат только цифры, язык раскладки клавиатуры не имеет значения.
Настройка мобильного устройства при подключении внешнего сканера
Так как мобильный телефон распознает сканер как внешнюю клавиатуру, важно, чтобы язык клавиатуры телефона совпадал с языком букв в инвентарном номере, иначе данные отсканируются с ошибкой.
Перед началом сканирования настройте ваше мобильное устройство:
Для Android
-
Вариант А (Samsung и другие):
- Откройте любое текстовое поле (например, в заметках или мессенджере), чтобы вызвать экранную клавиатуру.
- Переключите клавиатуру на тот язык, на котором написаны буквы в инвентарных номерах активов. Настройки сканера буду синхронизированы.
- Только после этого открывайте приложение для сканирования.
-
Вариант Б (Redmi, Xiaomi и другие устройства, в которых смена языка клавиатуры не влияет на настройка сканера):
- Зайдите в Настройки телефона → Расширенные настройки → Язык и ввод → Физическая клавиатура.
- Найдите в списке ваш сканер.
- Установите для него нужный язык.
Для iOS
Строго до начала сканирования откройте клавиатуру на экране и выберите правильный язык.
После первого сканирования операционная система автоматически скроет экранную клавиатуру, блокируя ручной ввод. Смена раскладки станет невозможна.
Если клавиатура уже скрыта, а нужный язык не выбран, отключите сканер (или Bluetooth), поменяйте язык и подключите заново.
Сканирование штрихкодов камерой мобильного устройства
Рекомендуем проводить сканирование в вертикальной ориентации мобильного устройства.
-
Откройте запись задачи инвентаризации в браузере на мобильном устройстве.
-
В виджете инвентаризации активируйте переключатель Сканировать активы.
-
Нажмите Открыть камеру, чтобы приступить к сканированию активов.
-
Наведите камеру на штрихкод актива. Если для инвентарного номера имеется соответствующий актив в системе, то запись о нем сохранится в виджете.
- При сканировании инвентарного номера, соответствующего активу-партии, откроется окно для указания количества единиц в партии.
- В случае невозможности отсканировать штрихкод камерой вы можете ввести его вручную, нажав на кнопку .
- Если для отсканированного инвентарного номера в системе не найдена запись актива, на форме будет отображено соответствующее сообщение. Запись об этом инвентарном номере будет добавлена в ведомость инвентаризации как новая.
-
(опционально) Нажмите , чтобы перейти к списку активов и проверить данные.
-
Нажмите , чтобы выйти из режима сканирования и вернуться на форму инвентаризации. Список отсканированных активов будет сохранен, чтобы вы могли продолжить инвентаризацию позднее. В виджете будет отображен прогресс сканирования.
-
(опционально) Чтобы продолжить сканирование активов, повторите шаги 1–6.
Условия появления записи актива в ведомости инвентаризации:
| Запись актива в системе | В списке "К инвентаризации" | Запись актива в ведомости инвентаризации |
|---|---|---|
| Да | Да | Да |
| Да | Нет | Да |
| Нет | Нет | Да |
В окне сканирования в мобильном устройстве есть кнопки, которые вы можете использовать для удобства:
| UI-действие | Описание |
|---|---|
| Нажмите, чтобы включить фонарик для сканирования штрихкода при недостаточном освещении. | |
| Нажмите, чтобы выключить фонарик. | |
| Нажмите, чтобы ввести инвентарный номер вручную. | |
| Нажмите, чтобы перейти к списку отсканированных активов. | |
| Нажмите, чтобы вернуться на форму задачи инвентаризации. |
Загрузка XLSX-файла
Чтобы избежать ошибок при загрузке активов, настоятельно рекомендуем использовать шаблон, который можно скачать на форме виджета.
-
Загрузите в виджет Инвентаризация таблицу в формате XLSX, содержащую инвентарные номера активов, которые были учтены в ходе инвентаризации. Для активов, которые являются партиями, также укажите имеющееся количество.
-
Нажмите Сравнить.
-
Обновите страницу, чтобы увидеть результаты инвентаризации в связанном списке Ведомость инвентаризации. Все расхождения будут отмечены оранжевым цветом. В колонке Результат отразится информация о новых, найденных и не найденных активах, а также о записях активов, в которых обнаружены расхождения. После обновления страницы станет доступна кнопка завершения задачи – Завершить.
примечаниеСпособ формирования списка активов не имеет значения, например, его можно создать вручную. Однако файл, загружаемый в систему, должен соответствовать следующим требованиям:
- Первая строка таблицы содержит названия колонок.
- В первой колонке указаны инвентарные номера учтенных активов.
- Во второй колонке указано количество активов в партии, если инвентарный номер принадлежит активу, у которого установлен флажок Партия.
- Если у актива не установлен флажок Партия, оставьте вторую колонку пустой.
Если загруженный XLSX-файл не отвечает требованиям, в виджете отобразится информация об ошибке. Исправьте документ и загрузите файл повторно. Количество повторных загрузок не ограниченно. Все загруженные файлы хранятся в связанном списке История инвентаризации.
-
Чтобы заменить файл инвентаризации и провести повторное сравнение, нажмите Начать заново и загрузите новый файл.
примечаниеПосле нажатия Начать заново, все ранее загруженные в виджет инвентаризации записи списков активов переходят в статус Отменено. Эти записи вы можете просмотреть в связанном списке История инвентаризации. Вы можете удалить или добавить активы к инвентаризации до загрузки нового файла с активами в виджет инвентаризации.
Сравнение с инвентарными номерами из внешнего приложения
-
В виджете Инвентаризация включите опцию Сканировать активы. Начните передачу инвентарных номеров активов от внешнего приложения, например, посредством сканирования. Для активов-партий необходимо указывать количество единиц.
-
(опционально) Вы можете прервать передачу данных об активах и запустить процесс сначала. Для этого нажмите Начать заново.
примечаниеПосле нажатия Начать заново, все ранее загруженные в виджет инвентаризации записи списков активов переходят в статус Отменено. Эти записи вы можете просмотреть в связанном списке История инвентаризации. Вы можете удалить или добавить активы к инвентаризации до загрузки нового файла с активами в виджет инвентаризации.
-
Передача данных остается доступной после обработки всех активов, которые были запланированы к инвентаризации.
-
Чтобы завершить передачу инвентарных номеров, нажмите Завершить. Это действие доступно в любой момент после начала процесса.
-
Обновите страницу, чтобы увидеть результаты инвентаризации в связанном списке Ведомость инвентаризации. Все расхождения будут отмечены оранжевым цветом. В колонке Результат отразится информация о новых, найденных и не найденных активах, а также записях активов, в которых обнаружены расхождения.
Данные об инвентарных номерах активов и количестве активов-партий приходят из конечной точки, которая получает информацию, к примеру, в ходе сканирования активов с помощью внешнего приложения. Конечная точка поставляется настроенной из коробки.
Требуемая роль: itam_endpoint_user.
Адрес для взаимодействия с конечной точкой:
https://ваш_экземпляр.ru/v1/api/itam_itam/automated_inventory/v1/inventoryКоды ответов конечной точки
Код ответа Ответ Описание 200 The consignment quantity has been successfully updated Количество актива партии успешно обновлено. Запрос обработан корректно. 201 The asset has been successfully scanned Запрос отправлен корректно. Актив занесен в ведомость инвентаризации. 403 Invalid role Пользователь не имеет роли itam_endpoint_user. 404 The inventory task has not been found Запрос содержит номер задачи инвентаризации, который не существует. 406 Inventory number is empty Поле с инвентарным номером пустое или содержит только пробелы. 406 The asset has already been scanned Инвентарный номер актива отправлен повторно. Повторное сканирование актива не было занесено в ведомость инвентаризации. 422 The inventory history has been uploaded Запрос содержит номер задачи инвентаризации, которая еще находится в работе, но уже полностью обработана виджетом. При необходимости, вы можете начать инвентаризацию заново и повторно отсканировать активы. 422 Invalid quantity: expected an unsigned integer Количество указано некорректно. Значение должно быть неотрицательным целым числом. 422 The consignment quantity has been successfully updated Количество актива партии успешно обновлено. Запрос обработан корректно.