Инвентаризация активов по расположению
Приложение ITAM поддерживает инвентаризацию активов сразу по нескольким расположениям уровня Помещение.
Доступно для ролей:
- Чтение – itam_agent, itam_operation_specialist, itam_process_manager.
- Создание – itam_operation_specialist, itam_process_manager.
- Редактирование – itam_operation_specialist, itam_process_manager.
Взять задачу в работу может только пользователь с ролью itam_operation_specialist.
Управление задачей
Для задачи инвентаризации по расположению предусмотрено три статуса:
- Зарегистрировано – задача создана в системе.
- В работе – задача взята в работу, на этом этапе необходимо добавить список активов к инвентаризации, провести инвентаризацию и получить ведомость инвентаризации. В случае неточностей списки можно править.
- Завершено – финальный статус задачи, в том числе, если она была отменена. При переводе в этот статус, в записях всех связанных активов снимается признак В задаче.
Все статусы задачи меняются при помощи UI-действий, расположенных в верхнем правом углу формы актива и на форме виджета Инвентаризация. Первое сохранение задачи переводит ее в статус Зарегистрировано.
| UI-действие | Описание |
|---|---|
| Взять в работу | Кнопка доступна только назначенному на задачу пользователю или членам назначенной группы. После нажатия на кнопку задача переводится в статус В работе, а в поле Кому назначено подставляется имя текущего пользователя. |
| Добавить активы | Кнопка доступна назначенному на задачу пользователю и вызывает модальное окно добавления доступных активов в задачу. Чтобы добавить необходимые активы в задачу, отметьте их флажками и нажмите Добавить выбранные. Кнопка доступна до загрузки первого файла в виджет инвентаризации и после нажатия Начать заново в этом же виджете. |
| Удалить | Кнопка доступна до загрузки первого файла в виджет инвентаризации и после нажатия Начать заново в этом же виджете. Кнопка Удалить располагается в правом верхнем углу связанного списка Активы. |
| Отменить задачу | Кнопка располагается в бургер-меню . Нажмите на кнопку, чтобы вызвать модальное окно, в котором необходимо указать причину отмены и подтвердить отмену. Задача при этом перейдет в статус Завершено с кодом закрытия Отменено, а добавленные в нее активы будут удалены. |
| Завершить | Кнопка доступна назначенному на задачу пользователю. Нажмите на кнопку, чтобы вызвать модальное окно, в котором будет необходимо проверить или добавить документ о проведении инвентаризации. Нажмите Завершить в модальном окне, чтобы перевести задачу в статус Завершено. |
| Скачать ведомость | Кнопка расположена на форме виджета Инвентаризация и появляется после загрузки списка активов, которые были учтены в ходе инвентаризации. Нажмите на кнопку, чтобы скачать ведомость результатов инвентаризации в формате PDF. |
Поля формы Инвентаризация по расположению
| Поле | Обязательное | Описание |
|---|---|---|
| Тема | Да | Создается автоматически при создании новой задачи. Заполненное поле появляется после первого сохранения записи. Тему можно редактировать. |
| Расположения | Да | Укажите помещения, в которых будет проводиться инвентаризация. |
| Причина | Да | Выберите причину инвентаризации. Доступные опции:
|
| Инвентаризационная комиссия | Да | Выберите пользователей, которые входят в инвентаризационную комиссию по текущей инвентаризации. |
| Приоритет | Нет | Выберите приоритет задачи. Доступные значения:
|
| Документы о проведении инвентаризации | Да/Нет | Выберите ведомость результатов проведенной инвентаризации. Выбрать можно только документ, у которого Тип = Акт, Подтип = Акт инвентаризации. |
| Кому назначено | Да/Нет | Выберите пользователя, который будет назначен на задачу. В статусе Зарегистрировано поле можно оставить пустым, если заполнено поле Назначено на группу, и наоборот. Взять задачу в работу может только пользователь, указанный в поле, или член назначенной группы. После нажатия на кнопку Взять в работу поле заполняется именем текущего пользователя. |
| Назначено на группу | Да/Нет | Выберите группу, которая будет назначена на задачу. Если группа выбрана в статусе задачи Зарегистрировано, поле Кому назначено становится необязательным и в последующих статусах. |
| Рабочие заметки | Нет | Поле обязательно к заполнению, если в поле Причина выбрано Иное. |
Связанные списки
- Активы к инвентаризации – активы, которые подлежат инвентаризации в рамках текущей задачи. Вы можете добавить или удалить необходимые активы из списка до первой загрузки файла в виджет Инвентаризации или когда в связанном списке История инвентаризации все записи находятся в статусе Отменено.
- Ведомость инвентаризации – сличительный список результатов проведенной инвентаризации. Список отражает расхождения между загруженным списком активов и информацией об активах в системе.
- История инвентаризации – списки активов, которые были загружены в рамках текущей задачи через виджет Импорт списка активов.
- Затраты – список фактических строк затрат на активы в статусах Распределено и Не распределено, которые зарегистрированы в связи с текущей задачей. Удаление доступно только для записей в статусе Не распределено пользователю с ролью admin.
Создание задачи
Вы можете провести инвентаризацию активов, которые имеют следующие атрибуты:
- Актив не является дочерним.
- Этап – Хранение или Использование.
- Статус – Доступен к выдаче, Используется, Подготовка к выводу из эксплуатации или Ожидание списания.
- Находятся в одном из Расположений, указанных в задаче.
-
Перейдите в навигаторе ITAM → Задачи → Инвентаризация по расположению.
-
Нажмите Создать.
-
Заполните поля и нажмите Сохранить или Сохранить и выйти. Новая задача будет создана в статусе Зарегистрировано.
-
Добавьте активы к инвентаризации в задачу. Для этого нажмите Добавить активы, выберите в модальном окне все необходимые и нажмите Добавить.
Чтобы удалить активы из задачи, выделите их в связанном списке Активы к инвентаризации и нажмите Удалить.
Выполнение задачи
- После указания списка активов к инвентаризации, нажмите кнопку Взять в работу. Задача перейдет в статус В работе. В этом статусе невозможно изменить список расположений, но можно добавлять и удалять активы в связанном списке Активы к инвентаризации.
- В виджете Инвентаризация скачайте шаблон XLSX-файла.
- Загрузите в виджет Инвентаризация заполненную таблицу в формате XLSX, содержащую инвентарные номера активов, которые были учтены в ходе инвентаризации. Для активов, которые являются партиями, также укажите имеющееся количество.
- Нажмите Сравнить.
- После того, как данные учтенных активов загружены в виджет, перейдите к завершению задачи.
Завершение задачи
- Нажмите Скачать ведомость в виджете Инвентаризация, чтобы скачать ведомость проведенной инвентаризации в формате PDF.
- (опционально) Повторите шаги 4–8, если необходимо что-то исправить.
- Добавьте в поле Документы о проведении инвентаризации скачанную на шаге 10 ведомость, предварительно добавив ее в запись таблицы Документы (itam_documents).
- Чтобы завершить задачу, нажмите Завершить в правом верхнем углу страницы. Если вы пропустили шаг 12, то добавьте ведомость результатов инвентаризации в открывшемся окне в поле Документы о проведении инвентаризации.
Если актив был не найден в ходе инвентаризации, то при завершении задачи на форме записи данного актива произойдут следующие изменения:
-
отмечен признак Не найден.
-
в Рабочих заметках появится сообщение с номером задачи инвентаризации, в рамках которой актив был не найден.
-
меняется статус актива, и, в некоторых случаях, этап, из которого можно создать задачу на списание и утилизацию:
Этап до Этап и статус после Хранение, Ремонт, Модернизация, Перемещение Хранение, Ожидание списания Использование Использование, Подготовка к выводу из эксплуатации
Если актив, который ранее имел признак Не найден, был обнаружен в ходе инвентаризации, то этот признак снимается, а в рабочих заметках остается запись о том, что актив был найден в ходе инвентаризации.