Инвентаризация активов по складу

Задача инвентаризации предусматривает определение целевого списка активов к инвентаризации и сравнение его с фактически выявленными. По итогам сравнения система формирует ведомость и подсвечивает расхождения.

В инвентаризации могут участвовать активы, которые находятся на складе (в системе на этапе Хранение) и активы, которые выданы сотрудникам (в системе на этапе Использование). Система предусматривает возможность использовать сканер или камеру мобильного телефона, чтобы отсканировать штрихкоды активов. Если мобильного устройства нет, внесите инвентарные номера учтенных активов в XLSX-файл, шаблон которого предусмотрен в задаче, и загрузите его в виджет инвентаризации. Также доступна возможность получать список найденных инвентарных номеров через конечную точку (при взаимодействии с внешними системами).

подсказка

Доступно для ролей:

• Чтение – itam_agent, itam_operation_specialist, itam_process_manager.
• Создание – itam_operation_specialist, itam_process_manager.
• Редактирование – itam_operation_specialist, itam_process_manager.

Взять задачу в работу может только пользователь с ролью itam_operation_specialist.

Управление задачей

Все статусы задачи меняются при помощи UI-действий, расположенных в верхнем правом углу формы актива и на форме виджета Инвентаризация. Первое сохранение задачи переводит ее в статус Зарегистрировано.

UI-действие	Описание
Взять в работу	Кнопка доступна только назначенному на задачу пользователю или членам назначенной группы. После нажатия на кнопку задача переводится в статус В работе, а в поле Кому назначено подставляется имя текущего пользователя.
Добавить активы	Кнопка доступна назначенному на задачу пользователю и вызывает модальное окно добавления доступных активов в задачу. Чтобы добавить необходимые активы в задачу, отметьте их флажками и нажмите Добавить выбранные. Кнопка доступна до загрузки первого файла в виджет инвентаризации и после нажатия Начать заново в этом же виджете.
Удалить	Кнопка доступна до загрузки первого файла в виджет инвентаризации и после нажатия Начать заново в этом же виджете. Кнопка Удалить располагается в правом верхнем углу связанного списка Активы.
Отменить задачу	Кнопка располагается в бургер-меню . Нажмите на кнопку, чтобы вызвать модальное окно, в котором необходимо указать причину отмены и подтвердить отмену. Задача при этом перейдет в статус Завершено с кодом закрытия Отменено, а добавленные в нее активы будут удалены.
Завершить	Кнопка доступна назначенному на задачу пользователю. Нажмите на кнопку, чтобы вызвать модальное окно, в котором будет необходимо проверить или добавить документ о проведении инвентаризации. Нажмите Завершить в модальном окне, чтобы перевести задачу в статус Завершено.
Скачать ведомость	Кнопка расположена на форме виджета Инвентаризация и появляется после загрузки списка активов, которые были учтены в ходе инвентаризации. Нажмите на кнопку, чтобы скачать ведомость результатов инвентаризации в формате PDF.

Поля формы Инвентаризация по складу

Поле	Обязательное	Описание
Тема	Да	Создается автоматически при создании новой задачи. Заполненное поле появляется после первого сохранения записи. Тему можно редактировать.
Склад	Да	Укажите склад для инвентаризации.
Расположение	Да	Адрес выбранного склада. Поле заполняется автоматически.
Причина	Да	Выберите причину инвентаризации. Доступные опции: Плановая Внеплановая Смена МОЛ Иное – укажите причину в поле Рабочие заметки.
Инвентаризационная комиссия	Да	Выберите пользователей, которые входят в инвентаризационную комиссию по текущей инвентаризации.
Приоритет	Нет	Выберите приоритет задачи. Доступные значения: Низкий Средний Высокий Критичный
Документы о проведении инвентаризации	Да/Нет	Выберите ведомость результатов проведенной инвентаризации. Выбрать можно только документ, у которого Тип = Акт, Подтип = Акт инвентаризации.
Кому назначено	Да/Нет	Выберите пользователя, который будет назначен на задачу. В статусе Зарегистрировано поле можно оставить пустым, если заполнено поле Назначено на группу, и наоборот. Взять задачу в работу может только пользователь, указанный в поле, или член назначенной группы. После нажатия на кнопку Взять в работу поле заполняется именем текущего пользователя.
Назначено на группу	Да/Нет	Выберите группу, которая будет назначена на задачу. Если группа выбрана в статусе задачи Зарегистрировано, поле Кому назначено становится необязательным и в последующих статусах.
Рабочие заметки	Нет	Поле обязательно к заполнению, если в поле Причина выбрано Иное.

Связанные списки

• Активы к инвентаризации – активы, которые подлежат инвентаризации в рамках текущей задачи. Вы можете добавить или удалить необходимые активы из списка до первой загрузки файла в виджет Инвентаризации или когда в связанном списке История инвентаризации все записи находятся в статусе Отменено.
• Ведомость инвентаризации – сличительный список результатов проведенной инвентаризации. Список отражает расхождения между загруженным списком активов и информацией об активах в системе.
• История инвентаризации – списки активов, которые были загружены в рамках текущей задачи через виджет Импорт списка активов.
• Затраты – список фактических строк затрат на активы в статусах Распределено и Не распределено, которые зарегистрированы в связи с текущей задачей. Удаление доступно только для записей в статусе Не распределено пользователю с ролью admin.

Создание задачи

подсказка

Вы можете провести инвентаризацию активов, которые имеют следующие атрибуты:

• Актив не является дочерним.
• Этап – Хранение или Использование.
• Статус – Доступен к выдаче или Используется.
• Находятся на указанном в задаче Складе.

1. Создайте задачу. Для этого есть два способа:

   Способ	Шаги
   Форма Склада	Перейдите в ITAM → AMDB → Склады. Откройте запись необходимого склада. Нажмите Создать задачу. В открывшемся окне выберите в выпадающем списке Инвентаризация и нажмите Создать задачу.
   Таблица Инвентаризация по складу (itam_inventory)	Перейдите в ITAM → Задачи → Инвентаризация по складу. На форме открывшейся страницы нажмите Создать.

2. Заполните все обязательные поля формы и нажмите Сохранить.

3. Нажмите Добавить активы в правом верхнем углу.

4. Выберите активы, для которых необходимо произвести инвентаризацию, и нажмите Добавить выбранные. Далее эти активы будут отображены в связанном списке Активы к инвентаризации.

   примечание

   Чтобы добавить в задачу актив, являющийся дочерним, удалите его связь с родительским активом. Действие доступно пользователям с ролью itam_admin и admin. Читайте подробнее об иерархии активов в статье Актив.

Выполнение задачи

5. После указания списка активов к инвентаризации, нажмите кнопку Взять в работу. Задача перейдет в статус В работе. В этом статусе невозможно изменить склад инвентаризации, но можно добавлять и удалять активы.

6. В виджет Инвентаризация загрузите данные учтенных активов. Доступные методы передачи данных:

   • Использование сканера штрихкодов – учет проинвентаризованных активов ведется при помощи подключенного к компьютеру сканера штрих-кодов. Список инвентаризации пополняется автоматически.
   • Сканирование камерой мобильного устройства – сканирование штрихкодов активов осуществляется при помощи камеры мобильного устройства. Список инвентаризации пополняется автоматически.
   • Загрузка XLSX-файла – загрузка списка инвентарных номеров активов, прошедших инвентаризацию, в виде заполненного вручную XLSX-файла.
   • Интеграция с внешним приложением – источником данных о проверенных активах является стороннее приложение, связь с которым настроена через конечные точки. При выборе этого метода система так же, как и всегда, проводит сравнение текущих данных активов с полученными.

7. После того, как данные учтенных активов загружены в виджет Инвентаризация, перейдите к завершению задачи.

Завершение задачи

8. Нажмите Скачать ведомость в виджете Инвентаризация, чтобы скачать ведомость проведенной инвентаризации в формате PDF.
9. (опционально) Повторите шаги 3–6, если необходимо что-то исправить.
10. Добавьте в поле Документы о проведении инвентаризации скачанную на шаге 8 ведомость, предварительно добавив ее в запись таблицы Документы (itam_documents).
11. Чтобы завершить задачу, нажмите Завершить в правом верхнем углу страницы. Если вы пропустили шаг 10, то добавьте ведомость результатов инвентаризации в открывшемся окне в поле Документы о проведении инвентаризации.

примечание

Если актив был не найден в ходе инвентаризации, то при завершении задачи на форме записи данного актива произойдут следующие изменения:

• отмечен признак Не найден.

• в Рабочих заметках появится сообщение с номером задачи инвентаризации, в рамках которой актив был не найден.

• меняется статус актива, и, в некоторых случаях, этап, из которого можно создать задачу на списание и утилизацию:

  Этап до	Этап и статус после
  Хранение, Ремонт, Модернизация, Перемещение	Хранение, Ожидание списания
  Использование	Использование, Подготовка к выводу из эксплуатации

Если актив, который ранее имел признак Не найден, был обнаружен в ходе инвентаризации, то этот признак снимается, а в рабочих заметках остается запись о том, что актив был найден в ходе инвентаризации.