Регистрация активов
Регистрация активов – это первый и обязательный этап, который проходит каждый актив в системе. С момента регистрации вся информация о нем будет храниться и отслеживаться в приложении ITAM. Записи об активах сохраняются в системе в составе логической базы управления активами (AMDB), которая используется для управления их жизненным циклом.
После завершения регистрации активы становятся доступны на складе и готовы для дальнейших действий с ними.
Требуемые роли:
- Чтение – itam_agent.
- Создание – itam_responsible, itam_operation_specialist, itam_process_manager.
- Обновление – itam_responsible, itam_operation_specialist, itam_process_manager.
Взять задачу в работу может только пользователь с ролью itam_operation_specialist.
Управление задачей по регистрации активов
Статус задачи меняется при помощи UI-действий – кнопок в правом верхнем углу формы. Они становятся доступны в зависимости от текущего статуса задачи и пользователя, просматривающего форму:
| UI-действие | Описание |
|---|---|
| Взять в работу | Кнопка доступна только назначенному пользователю или члену назначенной группы. Нажмите кнопку, чтобы начать работать над задачей. Статус задачи меняется на В работе, имя текущего пользователя добавляется в поле Кому назначено, если не было указано ранее. Кнопка доступна, если задача в статусе Зарегистрировано или Отложено. |
| Отложить | Переводит задачу в статус Отложено из статусов Зарегистрировано и В работе. |
| Завершить | Переводит задачу в статус Завершено с кодом закрытия Активы зарегистрированы. |
| Напечатать штрих-коды | Позволяет напечатать штрих-коды всех загруженных в задачу активов. |
| Отменить задачу | Кнопка находится в бургер-меню . Вы можете отменить задачу регистрации только до того, как в зад ачу был загружен файл с новыми активами. В этом случае задача будет завершена с кодом закрытия Отменено. Комментарий, написанный в модальном окне отмены задачи, будет отображен в ленте активности. |
Поля формы Регистрация активов
| Поле | Обязательное | Описание |
|---|---|---|
| Склад | Да | Укажите склад, на котором будет располагаться актив. Выбрать можно только активную запись из таблицы Склад (itam_warehouse). |
| Статус | Да | Статус задачи меняется в поле автоматически при нажатии на соответствующие кнопки на форме регистрации. Кнопки становятся доступны в зависимости от текущего статуса задачи и прав доступа текущего пользователя. Возможные значения:
|
| Причина | Да | Укажите причину регистрации нового актива в системе. Возможные значения:
|
| Задача инвентаризации | Да/Нет | Укажите номер задачи на инвентаризацию, в связи с которой происходит регистрация нового актива. Поле появляется только в случае выбора Инвентаризация в поле Причина. |
| Активы на гарантии | Нет | Установите флажок, если активы находятся на гарантийном обслуживании. Установить или снять флажок могут исполнитель задачи и itam_process_manager. |
| Контракт на гарантийное обслуживание | Да | Укажите контракт на гарантийное обслуживание. Для выбора доступны контракты, в которых Тип = Контракт на гарантийное обслуживание. Поле появляется только в случае установки флажка Активы на гарантии. При снятии флажка Активы на гарантии поле очищается. Поле могут редактировать:
|
| Приоритет | Нет | Выберите приоритет созданной задачи на регистрацию актива. Возможные значения:
|
| Назначено на группу | Да | Выберите группу, которая будет назначена на задачу. Если это поле заполнено, то поле Кому назначено станет необязательным. |
| Кому назначено | Да | Выберите пользователя, который будет назначен на задачу. Если это поле заполнено, то поле Назначено на группу станет необязательным. |
| Описание | Нет | Добавьте описание задачи при необходимости. |
| Рабочие заметки | Да/Нет | Оставьте рабочие комментарии к этой задаче. Если в поле Причина выбрано Иное, это поле станет обязательным для заполнения. |
Регистрация активов
Перед регистрацией активов убедитесь, что целевые номенклатуры активны.
Чтобы зарегистрировать новый актив в системе, необходимо создать задачу. Для этого выполните следующие шаги:
- В навигаторе перейдите в ITAM → Регистрация активов.
- На открывшемся списке таблицы регистрации активов нажмите Создать.
- Заполните все необходимые поля формы.
- Нажмите Сохранить. Задача будет создана со статусом Зарегистрировано.
- Как назначенный пользователь, возьмите задачу в работу, нажав кнопку в правом верхнем углу формы.
- Если регистрируемые активы должны иметь гарантию, то установите флажок Активы на гарантии и укажите в появившемся поле контракт на гарантийное обслуживание.
- Загрузите XLSX-файл с новыми активами в виджет Загрузка активов. Вы можете скачать шаблон файла из виджета.
- Если в файле имеются некорректные строки, вы можете ознакомиться с информацией в связанном списке Ошибки создания активов и повторно загрузить исправленные записи.
- Распечатайте штрих-коды с инвентарными номерами для созданных активов, нажав кнопку Напечатать штрих-коды.
- Добавьте необходимые документы в поле Акт приема-передачи.
- Нажмите Завершить в правом верхнем углу формы. Задача регистрации будет завершена с кодом закрытия Активы зарегистрированы.
Нажмите кнопку Отложить, чтобы перевести задачу в статус Отложено. Вся заполненная информация сохраняется. Чтобы продолжить работу над задачей, нажмите Взять в работу.
Создание записей активов
После сохранения данных на форме задачи появится виджет загрузки активов, который предоставляет возможность скачать шаблон для заполнения и дальнейшей загрузки. Нажмите на Загрузить с компьютера и выберите XLSX-файл, который содержит информацию о создаваемых активах (единичных, партиях или ЗИП). Также, чтобы добавить файл, можно перетащить его из папки в область виджета.
Файл с активами и партиями должен содержать следующие колонки:
| Поле | Обязательное | Описание |
|---|---|---|
| Модель номенклатуры | Да | Название модели номенклатуры, совпадающее с названием в системе. |
| Количество, если партия | Да/Нет | Количество активов, если будет добавлена партия. |
| Серийный номер | Да/Нет | Серийный номер партии или актива. Это может быть номер со штрих-кода упаковки партии. |
| Номер детали (если есть) | Нет | Номер продукта или запчасти, в случае его наличия у актива. |
Значение Модели номенклатуры в загружаемом файле должно полностью совпадать со значением в системе. Чтобы избежать ошибок при загрузке активов, настоятельно рекомендуем использовать шаблон, который можно скачать на форме виджета.
При успешной загрузке файла все указанные в нем активы и ЗИП появятся в связанном списке Активы и ЗИП соответственно. Этап каждого актива и ЗИП будет установлен Хранение, а статус Доступен к выдаче.
Ошибки загрузки
| Ошибка | Решение |
|---|---|
| Не все ячейки заполнены в файле | Добавьте недостающие данные в файл и повторите загрузку. |
| Указанная номенклатура не найдена в системе | Исправьте значение модели номенклатуры в файле или создайте новую модель номенклатуры в системе. |
| Неуникальный серийный номер | Исправьте серийный номер в файле. |
Печать штрих-кодов
После того, как все активы и ЗИП были загружены, на форме регистрации активов становится доступна кнопка печати штрих-кодов.
- Нажмите Напечатать штрих-коды.
- В открывшемся окне печати выберите принтер, который будет использоваться, и нажмите Печать.
В печатной форме каждый штрих-код сопровождается дополнительной информацией об активе - номенклатура, модель, инвентарный номер.
Формат печати:
- на принтере этикеток на стикерах шириной 12 мм и 24 мм
- на обычном принтере на листах формата A4.
Печать одного штрих-кода
Чтобы распечатать штрих-код только одного актива:
- Перейдите на его форму через связанный список Активы. В открывшейся форме Актив – Задача нажмите на ссы лочное поле Актив и в верхнем правом углу открывшегося окна информации нажмите Открыть запись.
или
Перейдите в ITAM → Активы и откройте форму необходимого актива. - Откройте вкладку Идентификация.
- Нажмите левой кнопкой мыши на изображение штрих-кода.
- В открывшемся окне печати выберите принтер и нажмите Печать.