Перейти к основному содержимому
Версия: 1.2.5

Регистрация активов

Регистрация активов – это первый и обязательный этап, который проходит каждый актив в системе. С момента регистрации вся информация о нем будет храниться и отслеживаться в приложении ITAM. Записи об активах сохраняются в системе в составе логической базы управления активами (AMDB), которая используется для управления их жизненным циклом.

После завершения регистрации активы становятся доступны на складе и готовы для дальнейших действий с ними.

подсказка

Требуемые роли:

  • Чтение – itam_agent.
  • Создание – itam_responsible, itam_operation_specialist, itam_process_manager.
  • Обновление – itam_responsible, itam_operation_specialist, itam_process_manager.
    Взять задачу в работу может только пользователь с ролью itam_operation_specialist.

Управление задачей по регистрации активов


Статус задачи меняется при помощи UI-действий – кнопок в правом верхнем углу формы. Они становятся доступны в зависимости от текущего статуса задачи и пользователя, просматривающего форму:

UI-действиеОписание
Взять в работуКнопка доступна только назначенному пользователю или члену назначенной группы. Нажмите кнопку, чтобы начать работать над задачей. Статус задачи меняется на В работе, имя текущего пользователя добавляется в поле Кому назначено, если не было указано ранее. Кнопка доступна, если задача в статусе Зарегистрировано или Отложено.
ОтложитьПереводит задачу в статус Отложено из статусов Зарегистрировано и В работе.
ЗавершитьПереводит задачу в статус Завершено.
Напечатать штрих-кодыПозволяет напечатать штрих-коды всех загруженных в задачу активов.

Поля формы Регистрация активов

ПолеОбязательноеОписание
СкладДаУкажите склад, на котором будет располагаться актив. Выбрать можно только активную запись из таблицы Склад (itam_warehouse).
СтатусДаСтатус задачи меняется в поле автоматически при нажатии на соответствующие кнопки на форме регистрации. Кнопки становятся доступны в зависимости от текущего статуса задачи и прав доступа текущего пользователя. Возможные значения:
  • Зарегистрировано
  • В работе
  • Отложено
  • Завершено
ПричинаДаУкажите причину регистрации нового актива в системе. Возможные значения:
  • Инвентаризация, если актив появился в результате инвентаризации.
  • Иное, если актив необходимо добавить в систему по другой причине. В этом случае поле Рабочие заметки станет обязательным. Укажите в нем причину регистрации актива.
Задача инвентаризацииДа/НетУкажите номер задачи на инвентаризацию, в связи с которой происходит регистрация нового актива. Поле появляется только в случае выбора Инвентаризация в поле Причина.
Активы на гарантииНетУстановите флажок, если активы находятся на гарантийном обслуживании. Установить или снять флажок могут исполнитель задачи и itam_process_manager.
Контракт на гарантийное обслуживаниеДаУкажите контракт на гарантийное обслуживание. Для выбора доступны контракты, в которых Тип = Контракт на гарантийное обслуживание. Поле появляется только в случае установки флажка Активы на гарантии. При снятии флажка Активы на гарантии поле очищается.
Поле могут редактировать:
  • Пользователь с ролью itam_operation_specialist, на которого назначена задача.
  • Пользователи с ролью itam_process_manager.
ПриоритетНетВыберите приоритет созданной задачи на регистрацию актива. Возможные значения:
  • Низкий
  • Средний
  • Высокий
  • Критичный
Назначено на группуДаВыберите группу, которая будет назначена на задачу. Если это поле заполнено, то поле Кому назначено станет необязательным.
Кому назначеноДаВыберите пользователя, который будет назначен на задачу. Если это поле заполнено, то поле Назначено на группу станет необязательным.
ОписаниеНетДобавьте описание задачи при необходимости.
Рабочие заметкиДа/НетОставьте рабочие комментарии к этой задаче. Если в поле Причина выбрано Иное, это поле станет обязательным для заполнения.

Регистрация активов


предупреждение

Перед регистрацией активов убедитесь, что целевые номенклатуры активны.

Чтобы зарегистрировать новый актив в системе, необходимо создать задачу. Для этого выполните следующие шаги:

  1. В навигаторе перейдите в ITAM → Регистрация активов.
  2. На открывшемся списке таблицы регистрации активов нажмите Создать.
  3. Заполните все необходимые поля формы.
  4. Нажмите Сохранить. Задача будет создана со статусом Зарегистрировано.
  5. Как назначенный пользователь, возьмите задачу в работу, нажав кнопку в правом верхнем углу формы.
  6. Если регистрируемые активы должны иметь гарантию, то установите флажок Активы на гарантии и укажите в появившемся поле контракт на гарантийное обслуживание.
  7. агрузите XLSX-файл с новыми активами в виджет Загрузка активов.
  8. Если в файле имеются некорректные строки, вы можете ознакомиться с информацией в связанном списке Ошибки создания активов и повторно загрузить исправленные записи.
  9. Распечатайте штрих-коды с инвентарными номерами для созданных активов, нажав кнопку Напечатать штрих-коды.
  10. Добавьте необходимые документы в поле Акт приема-передачи.
  11. Нажмите Завершить в правом верхнем углу формы.

Нажмите кнопку Отложить, чтобы перевести задачу в статус Отложено. Вся заполненная информация сохраняется. Чтобы продолжить работу над задачей, нажмите Взять в работу.

Создание записей активов


После сохранения данных на форме задачи появится виджет загрузки активов, который предоставляет возможность скачать шаблон для заполнения и дальнейшей загрузки. Нажмите на Загрузить с компьютера и выберите XLSX-файл, который содержит информацию о создаваемых активах (единичных, партиях или ЗИП). Также, чтобы добавить файл, можно перетащить его из папки в область виджета.

Файл с активами и партиями должен содержать следующие колонки:

ПолеОбязательноеОписание
Модель номенклатурыДаНазвание модели номенклатуры, совпадающее с названием в системе.
Количество, если партияДа/НетКоличество активов, если будет добавлена партия.
Серийный номерДа/НетСерийный номер партии или актива. Это может быть номер со штрих-кода упаковки партии.
Номер детали (если есть)НетНомер продукта или запчасти, в случае его наличия у актива.
предупреждение

Значение Модели номенклатуры в загружаемом файле должно полностью совпадать со значением в системе. Чтобы избежать ошибок при загрузке активов, настоятельно рекомендуем использовать шаблон, который можно скачать на форме виджета.

При успешной загрузке файла все указанные в нем активы и ЗИП появятся в связанном списке Активы и ЗИП соответственно. Этап каждого актива и ЗИП будет установлен Хранение, а статус Доступен к выдаче.

Ошибки загрузки

ОшибкаРешение
Не все ячейки заполнены в файлеДобавьте недостающие данные в файл и повторите загрузку.
Указанная номенклатура не найдена в системеИсправьте значение модели номенклатуры в файле или создайте новую модель номенклатуры в системе.
Неуникальный серийный номерИсправьте серийный номер в файле.

Печать штрих-кодов


После того, как все активы и ЗИП были загружены, на форме регистрации активов становится доступна кнопка печати штрих-кодов.

  1. Нажмите Напечатать штрих-коды.
  2. В открывшемся окне печати выберите принтер, который будет использоваться, и нажмите Печать.

В печатной форме каждый штрих-код сопровождается дополнительной информацией об активе - номенклатура, модель, инвентарный номер.

Формат печати:

  • на принтере этикеток на стикерах шириной 12 мм и 24 мм
  • на обычном принтере на листах формата A4.

Печать одного штрих-кода


Чтобы распечатать штрих-код только одного актива:

  1. Перейдите на его форму через связанный список Активы. В открывшейся форме Актив – Задача нажмите на ссылочное поле Актив и в верхнем правом углу открывшегося окна информации нажмите Открыть запись.
    или
    Перейдите в ITAM → Активы и откройте форму необходимого актива.
  2. Откройте вкладку Идентификация.
  3. Нажмите левой кнопкой мыши на изображение штрих-кода.
  4. В открывшемся окне печати выберите принтер и нажмите Печать.